7-2.理論値と合わせる 事務系の数値を扱う作業において、外せないチェック方法が「理論値」と合わせるという手法です。 たとえばアプリに入っている数値データを更新する場合、更新前の件数と金額を確認しておき、データの更新作業を行った後にダウンロード…

7-1.件数、合計を合わせる 最近はPCでExcelによる計算、集計、分析、投入データ作成やアプリとのCSVファイルによるデータのやり取りが事務系の作業の主流となり、以前にくらべて入力や計算、データ更新などの作業スピードと正確性が格段によくなりました。 …

6-14.原価意識 営利組織であるわたしたちの会社は、利益を出し続ける必要があります。利益が出なければ、いくらいい経営理念を掲げ、お客さまの役にたつモノやサービスを提供していても、会社が続けられません。利益はわたしたち人間にたとえると水や食べ物…

6-13.最適解 会社のなかの組織で場所などが違うだけで同じ機能を担っている部門があることはよくあります。たとえば〇〇営業所などは、場所が違うだけで、そのほかの条件はほとんど同じという場合など、みなさんも思い浮かぶと思います。 そのような２つの部…

6-12.スケジュール管理 読者のみなさんはすでにご自身のスケジュール管理について、なんらかの方法で管理されていると思います。ですがここでもやはり基本は大切です。まずは基本を押さえたうえで、自分流にアレンジするのと最初から理論も知らずに自己流で…

6-11.段取り８分 どんな仕事でも仕事には準備というものが必要です。それは、定常業務をくり返す日常管理でも、上位方針に基づいた社内の多くの部門を巻き込んだ施策をつくって社員全員に展開していくような方針管理の仕事でも基本的には同じです。 ここでい…

6-10.暫定対策と恒久対策 仕事をやっていくなかで、ミスやトラブルといったものは人間がかかわっている限りゼロにはなりません。ミスやトラブルが起きたらまず、それが仕掛り中（実行途中）の仕事であれば、それ以上被害が大きくならないようにまずは仕事を…

6-7.見える化（3/3） （３）見える化の５つの心得 では最後に、ここまでに説明した内容のまとめとして、見える化の５つの心得を確認しましょう。 ①見せたくないものこそ見えるように 見える化の５つの心得の１つ目は、見せたくないもの、つまり悪い情報こそ…

6-7.見える化（2/3） （２）見える化のポイント ①情報のジャストインタイム 必要な情報だけを 必要な人、必要な場所に 必要なタイミングで提供する 情報をジャストインタイムに提供し、興味を持って確実に見えるようにすることが非常に大切です。 ②見せ方の…

6-7.見える化（1/3） 「見える化」という言葉は、トヨタの製造現場から生まれてきた用語です。本来は、問題の所在を視覚でとらえられるように明確にするよう取り組むことです。欠陥もトラブルも、それらの異常が見えるならば、製造現場が対処できます。つま…

6-6.QCD（キューシーディー） QCDとは、Q（Quality、品質）、C（Cost、コスト）、D（Delivery、納期）の頭文字をとった言葉で、モノづくりで重視される３つの要素のことです。品質を高め、コストは抑え、納期を守ることが、お客さまの満足度向上に繋がります…

6-5.三現主義 三現主義とは、仕事をするときに「現地」で「現物」を観て「現実」によって判断する仕事のすすめ方をいいます。 たとえば工場の製造ラインで起こった不具合について、遠くはなれた本社の会議室で報告を受けたり、原因を追究したり、対策を検討…

6-4.PDCAサイクル PDCAサイクルとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の頭文字を取ったもので、1950年代、品質管理の父といわれるＷ・エドワーズ・デミングが提唱したフレームワークです。 生産プロセスの中で改良や改善を必要とす…

6-3.５Ｓ ５Ｓとは「整理」、「整頓」、「清掃」、「清潔」、「躾（しつけ）」という５つの活動の総称でローマ字の頭文字からきています。単なる職場をきれいにする活動ではなく、その真の意味合いは「目で見る管理」の基本となる考え方です。 以下、それぞ…

6-2.後工程はお客さま 会社組織のなかで働いていたり、B to Bのビジネスモデルの会社にいたりすると、最終顧客の顔が見えなくて、お客さま視点などといわれてもなかなかピンとこないことも多いと思います。 仕事はモノや情報が社内を人から人へ流れて行き、…

6-1.１個/４千５百個ではなく１個/１個 筆者は新卒で自動車部品メーカーに就職し、人事部に配属されその後８年間、社員の給与計算を担当しました。最初はひとつの工場のみで500人分の給与計算でしたが、最終的には国内勤務の全社員４千５百人分を担当してい…

5-4.現場感覚 事務職という職種があるということは、それの対義語としての現場という職種というか職場が存在します。業種によっても違いますが、要はお客さまと接したり、モノをつくったりと、お客さまの付加価値の源泉となる場所です。 わたしたちは、現場…

5-3.意思決定の原則 会社ではさまざまな場面で日々数えきれないほどの意思決定が行われます。経営会議への提案はＡ案とＢ案のどちらでいくか？ というレベルから、就業規則のこの条文はどのように解釈するか、はたまた受取った申請書の記入モレは差し戻すべ…

5-2.仕事と作業 みなさんは仕事と作業の違いを意識したことはあるでしょうか。辞書的にいうと次のような違いがあります。 仕事とは、「する事。しなくてはならない事。特に、職業・業務を指す」 作業とは、「肉体や頭脳を働かせて仕事をすること。また、その…

5-1.手段の目的化 中堅社員やときには管理職でもおちいってしまう、職場にはびこっている間違いの代表です。 たとえば毎月末に全社員の人数を部門ごとに集計して、全社月末付け要員一覧表を作成する、という仕事を担当するとします。この仕事の目的はなにか…

4-8.通達文書は目的別に出す 会社から社員へのコミュニケーションの手段はさまざまありますが、もっともベーシックなのは、文書による通達だといえます。通達というとかたくるしい感じですが、要は連絡文書やお知らせといわれるものです。 文書は１対多に内…

4-7.コミュニケーション手段を上手に使い分ける 「コミュニケーション」という単語は、就職活動のころだけでなく入社後もとてもひんぱんに使われます。ところで「コミュニケーション」とはどのような意味でしょう。 広辞苑によると、「社会生活を営む人間の…

4-6..メールへの返信 ビジネスチャットが浸透してきて、このようなテーマも過去のものになりつつありますが、それでも外部とのコミュニケーションは、通常の電子メールをしばらくは使っていくと思います。 メールに対する返信をどのタイミングですべきか、と…

4-5.「これでいいですか」 上司や先輩への確認のしかたにも注意すべき点があります。あなたが週次の定例ミーティングの事務局を担当していたとします。 Ａ：「課長、来週の定例ミーティングのテーマどうしましょうか？」Ｂ：「課長、来週の定例ミーティング…

4-4.途中経過を報告する 期限を確認しておくのとセットでやっておくべきことが、指示された仕事の途中経過を定期的に報告しておく、ということです。簡単な内容であれば、そもそも報告するような途中経過はありませんが、ふつうに取り組んでも２、３日はかか…

4-3.アウトラインで確認する 仕事も徐々に定常業務をこなしはじめると、「そろそろ資料のまとめでもやってみる？」と声をかけられて、簡単な資料作成などをお願いされるようになります。非定常業務のトレーニングのはじまりです。 業務指示の項目については…

4-2.業務指示の受け方 職場のコミュニケーションのなかで、最初に戸惑うのは上司からの業務指示です。教育係の先輩は年齢も近く、自分の新人時代の経験も最近なので、読者のみなさんの気持ちもよく理解でき、なにより若手なので、そんなに忙しくない状況の人…

4-1.あいさつの意味 わたしたちは物心がつく前から「あいさつをしなさい」としつけられてきました。読者のみなさんは、あいさつをする理由を考えてみたことがあるでしょうか？ あいさつというものに、社会はとてもうるさいですね。親や先生はもちろんのこと…

3-16.仕事を振り返る 毎日とか週イチとか頻度の高い定常業務では、「日常管理」の項目でお話ししたように、不具合や改善点などがあったら、その場その場ですぐに処置をして手順を見直し、マニュアルを改定することを繰り返していきます。 しかし、半年や１年…

3-15.準備にかける時間を惜しまない 仕事は同じ種類の仕事をまとめてイッキにとりかかるのが効率的だと、前項でお話ししました。「まとめてイッキにとりかかる」ためにはなにが必要でしょうか。 デスクについてPCに向き合い、仕事をスタートさせたら、その仕…