Cafe HOUKOKU-DOH

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【いまさら訊けない】Office基礎講座

新入社員から企業TOPまで、使える使えないにかかわらず、触らないと仕事がまったく進まない Office のアプリケーションですが、なんとなく使っているだけで、きちんと基礎から勉強した方は、意外とすくないのではないでしょうか。 なにごとも「急がば回れ」といいますが、基礎をしっかりと理解したうえで実践したり、トレーニングをしていくのがスポーツや習いごとと同じように上達の近道です。 「いまさら訊けない」レベルの基礎を振り返ることで、毎日の仕事や作業の効率化をすすめて、空いた時間を健康で文化的な生活に振り向け、真に豊かな生活の実現を一緒に目指しましょう! ■更新日:毎週水曜日

Office基礎151【Word】分数を表示したい

Wordは機能豊富なワープロアプリなので、やりたいと思ったことは大抵できると考えた方がいい。 分数を小学校で習ったような縦書きで表現したいと思った読者もいると思う。それではさっそくチャレンジしてみよう。 「挿入」タブ-「記号と特殊文字」グループ…

Office基礎150【Word】勝手に罫線が引かれる

Wordの「なんでこうなる」第3弾!の今週は、ある操作を行うと勝手に罫線が引かれてしまうというもの。経験された読者も多いのではないだろうか? 長音をあらわす「ー」を3つ以上続けて入力し、「Enter」で改行すると、罫線が横幅いっぱいにひかれてしまう…

Office基礎149【Word】勝手に文字修正されてしまう

Wordはすぐれたワードプロセッサーアプリなので、機能満載である。これがWordに対する敷居を高くしていて、苦手意識を持つ読者も多い。 今週からデフォルトで設定されているWordのおせっかい機能の解除方法について、見ていきたい。 単に文字入力機能のみを…

Office基礎148【Word】勝手に箇条書きになってしまう

Wordは文書作成に便利なエディターだ。しかし機能満載な分、おせっかいな機能がデフォルトで設定されていて、こちらの意図に反する動きをすることも少なくない。 箇条書きにしようと、先頭に行頭文字や番号を入力して改行するとWordが箇条書きと判断し、行頭…

Office基礎147【Acrobat】複数のファイルを連続して印刷したい

作成した複数のPDFファイル。完成した文書の最終系であるPDFファイルそのものをプリントアウトして読み合わせなどチェックしたい読者も多いと思う。 エクスプローラーでならんでいる複数のPDFファイルを選択し、右クリックすると「印刷する」とメニューが出…

Office基礎146【Word】既定のレイアウトが変更できない

Wordでフォントやレイアウトなどを変更し、「ページ設定ダイアログボックス」-「文字数と行数」タブの最下部にある「既定に設定」ボタンをクリックすると、「印刷レイアウトを変更しますか?この変更は、NORMALテンプレートを基に作成されるすべての新しい…

Office基礎145【Excel】罫線を引きやすくする

店主は基本、罫線を用いないようにしている。データベース機能を使うことが多いのが一番の理由だが、一般的な作表機能においても罫線を引いてしまうと、行列の削除や挿入などの際に、いちいち罫線を引きなおすのが面倒というのが大きい。 一方で、プリントア…

Office基礎144【Windows】ファイルの中身を開かずに確認したい

似たようなファイル名やバージョンが複数あるときにファイルを探す場合、いちいちファイルをいくつも開いて探し、上司や同僚、まして顧客などをイライラさせていないだろうか? 一目でファイルの内容が確認できるツールがWindowsには標準でついているのでぜ…

Office基礎144【Excel】シートを読み上げて欲しい

Wordでおなじみの「音声読み上げ機能」。Excelでもテキストを入力してFAQなどを作成するケースなども多く、入力後の校正やチェックに読み上げ機能を使いたいケースは多い。 実はExcelにもこの「音声読み上げ機能」はデフォルトで実装されているのだ。 ただし…

Office基礎143【Office】勝手にリンクが貼られてしまう

イマドキのアプリというのは、やって欲しいことを先回りして行ってくれる。先週とり上げた文字変換などは代表的な一例だ。 しかしなかには首をかしげたくなるような機能も結構あり、デフォルトで機能するよう設定されている。 その代表的な例がハイパーリン…

Office基礎142【MS IME】住所を簡単に入力したい

大量の住所データを手入力しなければならない!こういった場面に遭遇する読者も結構いるのではないか? さまざまなサイトで住所を入力する際には、「郵便番号による住所検索」機能が使われている。この機能があれば…と誰しも考えるであろう。 実はマイクロソ…

Office基礎141【Outlook】メールの返信でフォントが変わってしまう

メールの返信をする際に定型文を簡単に入力する方法について、以前のBlogで紹介した。 blog.houkoku-doh.com これはメールを受信したことを通知するような場合の定型文入力、返信にはとくに有効な機能である。 しかし、メールを返信する際に送られてきたメー…

Office基礎141【Word】履歴書の写真がうまく貼れない

最近は履歴書をExcelやWordなどのアプリを使って作成することが一般的となってきた。電子ファイルだと書類のやり取りや保管、共有など双方にメリットがあるので、わが国でもようやく一般的となってきた。 ところで、Wordで作成された履歴書など応募書類に写…

Office基礎140【Outlook】あたらしいタスクをショートカットで作成したい

Outlookユーザーであれば、タスク管理機能を利用している読者も多いと思う。タスクは思いついたときにサッとメモできるよう、あたらしいタスクを立ち上げるショートカットキーをぜひ身に付けておこう。 [Ctrl]+[Shift]+[K]キー…あたらしいタスクの作成 先…

Office基礎139【Outlook】予定表をデフォルトで表示するショートカットを作成する

先日のBlogでは、Outlookの受信トレイフォルダとは別に予定表フォルダは別ウインドウで表示することで、アプリ選択のショートカットを利用して受信トレイと予定表を行き来することができると書いた。 blog.houkoku-doh.com その際、予定表フォルダを別ウイン…

Office基礎138【Outlook】定型文を簡単に入力する

顧客への受信確認メールや上司、メンバーへの内容共有など、定型文を入力してメールを送るというアクションは、メール処理のなかでも頻度が高い。 こんなときに便利なのが、定型文を登録しておいて、ショートカットキーでセットしてくれる「クイックパーツ機…

Office基礎137【Outlook】メール返信時のアクションを減らす

届いたメールを返信したり転送したりする場合、まず受信トレイにあるメールをクリックし開く。その上で返信や転送の操作をすると、さきに開いたメールそのものは残った上で、別ウィンドウで返信や転送メールが立ち上がる。 これを別ウィンドウで開くのではな…

Office基礎136【Outlook】予約内容を予定表に反映する

最近はさまざまな予約がネットで完結するようになった。飲食店はもちろん、新幹線や航空機、会議室やイベントなど、数えるとキリがない。 このように予約をした場合には、その内容をOutlookの予定表に書き込むことがほとんどである。そうすれば、予約確認の…

Office基礎135【Outlook】時短-予定表の確認

Officeを使っているユーザーであれば、メーラーにOutlookを使っている読者も多いと思う。このOutlook、実はメールだけに使っているのは実にもったいないほどの多くの機能を持っている。 メール以外の機能でもっとも使っているのは予定表だろう。企業全体でOf…

Office基礎134【Excel】重複データの削除

Excelでデータをリスト化して利用するのはとても便利である。しかし他人が作成したリストの中にはデータが重複している場合がある。 こんな場合に便利な機能がある。「重複の削除」だ。 この機能を使う前提条件は、リストがデータベース形式で作成されている…

Office基礎134【アプリ】ファイル名のつけ方

仕事におけるムダな作業のうち、結構な割合を占めるのがいわゆる「探し物」。以前はオフィスにおいて実際の紙の書類や資料を探すことをおもに指していたが、リモートワークがデフォルトになりつつある現在では、電子ファイルを探す時間も含まれるようになっ…

Office基礎133【Excel】シートの非表示

Excelファイルをメンバーと共有するにあたり、禁じ手の機能である「シートの非表示」。しかし、そういった認識がないメンバーや社外から共有されたファイルを取扱う場面も想定されるので、機能としては頭に入れておいた方がいい。 たとえば、データの入力規…

Office基礎132【Excel】CSVダウンロードの基本

Excelのセルに保持するデータは3種類。①数値、②文字列、③数式である。このうち数値のデータ保持の基本は、何人や何個といった単位を付けない(入力しない)ことである。 単位をつけて入力してしまうと、Excelはそのデータを数値ではなく、文字列として認識…

Office基礎131【Excel】英数字を半角に統一する

住所や年月日など、作成者によって全角を使ったり、半角を使ったりと統一性がないデータを使わなければならないケースは多い。 とくにこの時期、年賀状など住所データを使う機会も多く、全角と半角が混在したデータを目の前にしてモヤモヤしている読者も多い…

Office基礎130【Excel】リストを配布先ごとに改ページする

Excelでつくったリストを「配布先ごとに印刷して配りたい」というニーズは結構あると思う。 そんなとき便利な機能が、「小計」機能である。 以下のような名簿があるとする。これを「所属ごとのリストにして、所属長に配りたい」としよう。 まず、所属コード…

Office基礎129【Excel】作業中の上書き保存を習慣づける

最近のPCは以前とくらべて格段に性能が上がったため、あまり聞かれなくなったが、それでもアプリを使って作業をしていると突然画面に薄くもやが掛かったような状態になり「応答なし」の文字が。心が凍り付く瞬間だ。 自動保存機能があったとしても、その時点…

Office基礎128【Excel】セルに入力されている式をすばやく確認する

他人が作ったシートなどを活用するとき、計算式が入力されていると、その内容を確認してシートに組み込まれている計算ロジックを確認する必要に迫られることがある。自分が作ったシートでも、意図した計算結果にならない場合も同様である。 こんな場合に便利…

Office基礎127【Excel】折りたたんで表示された集計行だけをコピペしたい

Excelには行ごとに入力されているキー項目でソートして、同じキー項目ごとに集計行を挿入する機能がある。たとえば、人事データに入力されている年齢をキーにソートして、同じ年齢の人数を一発で集計できる機能である。 この集計の機能で挿入できる集計行は…

Office基礎126【Excel】セルの左上の三角形を消したい

Excelで表を作成して数式を入力し、簡単なタテヨコ計算をさせるような場合、式を入力したセルの左上の角に小さな三角形が表示されることがある。 これは、Excelが数式の法則性などを勘案し、「もしかすると式の入力間違えかもしれません」というワーニング(…

Office基礎125【Excel】ひとつ前の操作状態に戻す

Excelで作業をしていると、キー操作などを間違ってしまうことがよくある。そんなときには、このショートカットキーを覚えておくことで、キー操作の前の状態に戻すことが可能だ。 [Ctrl]+[z]…ひとつ前の操作状態に戻す ちなみにこのショートカットキー、繰り…