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【いまさら訊けない】Office基礎講座

新入社員から企業TOPまで、使える使えないにかかわらず、触らないと仕事がまったく進まない Office のアプリケーションですが、なんとなく使っているだけで、きちんと基礎から勉強した方は、意外とすくないのではないでしょうか。 なにごとも「急がば回れ」といいますが、基礎をしっかりと理解したうえで実践したり、トレーニングをしていくのがスポーツや習いごとと同じように上達の近道です。 「いまさら訊けない」レベルの基礎を振り返ることで、毎日の仕事や作業の効率化をすすめて、空いた時間を健康で文化的な生活に振り向け、真に豊かな生活の実現を一緒に目指しましょう! ■更新日:毎週水曜日

Office基礎53 【Win10】ブラウザのタブを切換える(Chrome)

脱マウスの2回目。今週は Chrome ブラウザのタブをキーボードで切換える方法についてみていきたい。 先週のアプリとならんで、Windowsを操作する際に頻出する操作として、ブラウザのタブを切換えることが多いと思う。 PCが職場に出回った20年くらい前は、就…

Office基礎52 【Win10】アプリの切換え

脱マウスのススメ いまや仕事でPCをつかわないという企業は、業務特性による例外的な職種以外はほとんどないと思う。それではどの形式のPCが使われているのか。2020年のある調査結果によると、結果はノート型が8割弱と最も多く、デスクトップ型5割、タブレ…

Office基礎51 PPT四方山ばなし6

3.社内決裁フェーズ 上司が確認して役員会などへの提案のGOをもらったら、資料は社内決裁フェースに入る。これまで創りあげてきた資料だが、さまざまな人々からのアドバイスを反映しているので、結構ボリュームが出ていることがほとんどである。 ここから役…

Office基礎50 PPT四方山ばなし5

資料の段階 1つのテーマに沿って企画書を作成していく工程にも、資料の段階がある。この資料の段階を理解しながら作り込みをしていくと、目的別に効率的な資料の使いまわしと、作成ができるのである。 企画テーマの規模にもよるが、1人で担当するレベルの…

Office基礎49 PPT四方山ばなし4

ストーリー 資料の目的、結論、ストーリーを上司とにぎり、スライド全体の枚数を決めたら、つぎに行うのは、ストーリーにそってスライドごとにどのような内容を伝えていくかを決める。各スライドの「主題」といってもいい。 説明時間内で目的を達成するため…

Office基礎50 PPT四方山ばなし3

資料の枚数 さて、上司と資料の「目的・結論・ストーリー」をにぎったら、つぎに考えること、それは資料の枚数である。あたり前のことだが、仕事にはいろいろと制約条件がつきものだ。資料を使う場面である会議での説明時間というのが、資料づくりにおける最…

Office基礎49 PPT四方山ばなし2

資料づくりの効率化 担当する業務が定常業務のみのレベルからステップアップしていくときに、あらたにあらわれるのが、資料づくりである。担当する業務でなにか加価値をつくり出していく場合、アイデアや考えを周囲に伝えて同意をえる必要がある。 そのため…

Office基礎48 PPT四方山ばなし

PPTはプレゼンテーション用のアプリである。プレゼンテーションの意味を調べてみると、 企画案の提示、説明。広告用語では一般に、広告会社が新たな広告取扱いを獲得するため、広告主に対し、特定広告キャンペーンの企画を提案することをいう。これは、広告…

Office基礎47 フォントのはなし2

資料作成に必要なこと 資料というものは、わたしたちが他者になにごとかを伝えるために説明をするわけだが、その説明を口頭のみでするよりも、より説明内容の理解を促進するために存在する。 最近のビジネスシーンでは、Web会議システムとの相性もいいことか…

Office基礎46 フォントのはなし

わかっているようで意外と知らないフォントについて、今週は見ていきたいとおもう。 大分類 フォントは大きく分けると「セリフ体」と「サンセリフ体」という2つのグループに大別できる。 セリフ体とは、文字の端に「セリフ」と呼ばれる飾りがついている。一…

Office基礎45【PPT】オブジェクトをそろえる

PPTの長所として、テキストボックスやオブジェクトを直感的にマウスでドラックして描いたり、配置する場所を決めたりすることができる。パラメータの設定方法など、面倒な操作を覚える必要がない。これは、このソフトがこれだけ使われている理由のひとつとい…

Office基礎44【PPT】タブの活用

タブの活用 テキストボックスやオブジェクト(以下テキストボックスと表記)内で文字列を整えるとき、重宝するのが「タブ」である。同一行にある文字列と文字列の間に空間を設けたいとき、スペースを使用したくなるが、行によってスペースだけでは、文字のは…

Office基礎43【PPT】インテント2(箇条書き)

先週の箇条書きに続いて、今週は「箇条書きのインテント」について、見ていくことにしたい。 まず、箇条書きではないふつうの文章のインテントについておさらいする。テキストボックスやオブジェクトを選択すると、ルーラーにインテントを調整する「ツマミ」…

Office基礎42【PPT】箇条書き

新入社員研修などでビジネス文書を習う際には、「基本は要点のみを簡潔、明瞭に。箇条書きで」などとたたき込まれる。今週はまさに資料づくりで多用する「箇条書き」機能についてみていきたい。 箇条書き機能の基本 箇条書きはビジネス文書の基本の割に、ア…

Office基礎41【PPT】インテント1

インテント インデントとは、「文章の行頭に空白を挿入して先頭の文字を右に押しやること。また、そのために左端に挿入された空白や、テキストエディタやワープロソフトの持つ字下げ機能」のことである。単純な作文であれば改行後の書き出しは1字下げるとい…

Office基礎40【PPT】禁則処理

禁則処理 日本語の印刷において、1文字単位を機械的に割り付けすると1行のはじめや終わりにきてしまう文字を、調整してその場所に配置しないよう調整することを「禁則処理」という。 最新版のアプリでは、デフォルトで設定されているので、気にしたことも…

Office基礎39【PPT】行間と間隔

行間とは WORDならいざ知らず、PPTのテキストボックスや図形などのオブジェクトにおいて、そのなかに書き込むテキストの行間などを設定する読者は稀だと思う。しかし、資料における文字は、読んでもらってなんぼなので、読みやすくあるべきである。 PPTにお…

Office基礎38【PPT】テキスト取扱いの基本

今週からタイトルの形式を変更することにした。Office基礎講座の目的の一つとして、「この機能どうやって使うんだったけ?」というときに、辞書的に使って欲しいというものがある。これまでのタイトルのつけ方では、タイトルだけで内容がわからないので、タ…

【いまさら訊けない】Office基礎講座37 PPT基礎編7

オブジェクトの選択と表示 パワーポイントで図形や線、テキストボックスなどをたくさん使って、視覚的に理解を深めようと資料を作成することがある。そんなとき、オブジェクト同士が重なってしまい、下に潜り込んだオブジェクトを「選択」できず、こまった経…

【いまさら訊けない】Office基礎講座36 PPT基礎編6

先週は、マスターでプレースホルダーとして使用するものの選択を設定した。引き続き定義をすすめたい。 スライドマスターの定義手順を振り返る。 まず、スライドのサイズを決める スライドマスターのマスターで、テーマのフォント、テーマの色を設定 同じく…

【いまさら訊けない】Office基礎講座35 PPT基礎編5

テーマのフォント、色の設定 先週は、テーマのフォント、色を設定した。引き続き定義をすすめたい。 スライドマスターの定義手順を振り返る。 まず、スライドのサイズを決める スライドマスターのマスターで、テーマのフォント、テーマの色を設定 同じくマス…

【いまさら訊けない】Office基礎講座36 PPT基礎編4

テーマのフォント、色の設定 先週は、スライドのサイズを決めた。引き続き定義をすすめたい。 スライドマスターの定義手順を振り返る。 まず、スライドのサイズを決める スライドマスターのマスターで、テーマのフォント、テーマの色を設定 同じくマスターで…

【いまさら訊けない】Office基礎講座35 PPT基礎編3

スライドマスターの作成 今週は、実際にスライドマスターをつくってみることにしたい。まず、PPTのアプリを立ち上げる。そうすると、タイトルスライドが1枚あらわれる。スライドマスターを使わなければ、このタイトルスライドを表紙にして、このスライド以…

【いまさら訊けない】Office基礎講座34 PPT基礎編2

スライドマスターの構造 今週は「スライドマスター」の構造についてみていきたい。これだけ重要な機能にもかかわらず、この機能へのアクセスは、直感的にはわかりにくい。この設定からも基本的で重要な機能ではあるものの、知らなくてもできてしまうというイ…

【いまさら訊けない】Office基礎講座33 PPT基礎編1

パワーポイントの解説を3回ほど続けてきたが、やはり「基礎講座」を自称する当Blogとしては、虫食い穴のように読者が気になるであろう機能をピンポイントで取り上げるのではなく、しっかりと基礎を理解して応用できるスキルを身につけられるようなテーマを…

【いまさら訊けない】Office基礎講座32 パワーポイント3「グレースケール」

白黒印刷すると枠線が印刷される パワーポイントで資料を白黒で作成したときに、テキストボックスや図形の消したはずの枠線が印刷されてしまう経験をした読者はいないだろうか。これはグレースケールという機能が関係している。 アプリの画面に表示されるス…

【いまさら訊けない】Office基礎講座31 パワーポイント2「カラーパレット」

カラーパレット パワーポイントで他のメンバーが作ったファイルを借用すると、使いずらいときが往々としてある。先週紹介した、テキストボックスや図形のデフォルト書式が自分のものと違っていて、図形を描くたびにいちいち書式を設定させられる。 図形を描…

【いまさら訊けない】Office基礎講座30 パワーポイント1

テキストボックス・図形の初期設定 Excelは事務で使うかぎり、基礎と呼べるものはほぼ網羅したと考えている。Wordは文章作成を生業としなければ、インテントさえ覚えておけばいい。そうなると次のターゲットはパワーポイントである。 このプレゼンテーション…

【いまさら訊けない】Office基礎講座29 VLOOKUP関数

Excelの使い方はさまざまであり、それでこそ汎用性の高いアプリといえる。ワープロ機能のみでメモ代わりに使っている人から、データベース機能を駆使して、かなり高度なデータ分析をしたり、はたまたマクロを使って、定型的なオペレーションを自動化してりと…

【いまさら訊けない】Office基礎講座28 Excel 端数処理

先週突然、Wordの基本にジャンプしたが、今週はまたもやExcelに戻って基本を忠実に確認していくことにしよう。 端数処理 計算シートや計算台帳などをExcelで作成し、定型的な計算処理を繰り返し処理をしたり、一点モノで作表して計算させて、集計したりとい…