Wordのデフォルト設定では、書いた文書に赤や青の下線が引かれてしまうことがある。これは「文書校正」という機能で、赤い波線が「誤字脱字」、青い二重線が「表記ゆれ」をチェックしてくれている。 便利な機能であるものの、場面によってはじゃまに感じるこ…

Word文書のページ中央に「社外秘」や「コピー禁」など、透かし文字と呼ばれるものが入っている場合がある。 これは、文書の使途を特定する目的で、あえて文書の中央付近の下地に文字が読み取れるよう工夫して表示されているもの。 以前にメンバーが作成したW…

メンバーが作成したファイルを共有してもらい、それをベースに文書を加工して文書の作成作業を効率化するのは、基本のキといえる。 一方でWordの最新バージョンでは、ファイルを開くと「常に閲覧権限で開く 偶発的な変更を防ぐため、このファイルは作成者に…

WordはExcelなどと同じ機能でも操作感がまったく異なることも多い。Excelの方がなれているユーザーが圧倒的に多いため、操作方法がわからず戸惑った経験のある読者も多いのではないだろうか。 文書入力エリアの上部、下部に文字が表示されているが、編集する…

Wordの機能で「囲み線」という機能がある。見出し行などを強調する際に便利な機能であるが、この機能の存在を知らないと、この文字を囲んでる四角形を消すのに苦労してしまう。 囲み線の解除は、設定の逆の手順だ。囲み線で囲まれている文字列を選択し、「ホ…

Wordで文書作成を行う場合、初版からはじまり、推敲を重ね、関係者に見てもらい、最終的に上司などに決裁をもらって最終版を確定させるのは、組織で働くビジネスパーソン共通のフローであろう。 その場合、ファイル名にバージョン数を付けて、ファイルそのも…

なにかの拍子でWordの画面表示が変わってしまい、リボンはおろかメニューバーまで消えてしまい、文書が大きく画面いっぱいに大きく表示されてしまい、戻し方がわからず困った経験はないだろうか？ これは表示機能のモードが「閲覧モード」になってしまったた…

Wordの文字装飾はたくさんの便利な機能がついている。装飾を付ける場合には、リボンにデフォルトで表示されている「ホーム」タブの「フォント」グループにわかりやすいボタン（コマンドという）がならんでいるので、装飾したい文字列を選択して、ボタンをク…

Excelを使いなれた読者にとって、Wordには「印刷プレビュー」というメニューがなく、戸惑う場合も少なくない。 WordでExcelの印刷プレビューに相当する機能を使うには、「印刷」機能を使う。これはExcelでも同じだ。 「ファイル」－「印刷」を選択すると、「…

Wordのファイルを開くと左右にページがならんで表示されてしまった経験を持つ読者も多いのではないだろうか。 これは表示モードが「複数ページ」になっているためだ。いつもの１ページごとの表示に直す方法は以下のとおりである。 「表示」タブ－「ズーム」…

Wordの表示モードには目的別にいくつかの種類が用意されている。まっさらな紙面に文字と改行マーク「↲」などが表示される「印刷レイアウト」がデフォルトだ。 その画面に突然「□」などの改行マーク以外の編集記号が表示されてしまうことがある。 この「□」は…

他者とくにWordに精通した人が作成した文書において、見出し行の先頭に「・」の記号が付いていて、これが消えずに困った経験を持つ読者も多いのではないだろうか。 これはWordの超便利機能のひとつである「アウトライン」が使用されている可能性が高い。 ア…

Wordのワープロ機能のひとつに変更履歴の保存、表示機能がある。ひとつのファイルを共同で編集する際など、とても便利なものである。 しかし、編集を終えてこれで完成といった場合に、「変更履歴」グループの表示内容を「変更履歴／コメントなし」を選択して…

Wordは機能豊富なワープロアプリなので、やりたいと思ったことは大抵できると考えた方がいい。 分数を小学校で習ったような縦書きで表現したいと思った読者もいると思う。それではさっそくチャレンジしてみよう。 「挿入」タブ－「記号と特殊文字」グループ…

Wordの「なんでこうなる」第３弾！の今週は、ある操作を行うと勝手に罫線が引かれてしまうというもの。経験された読者も多いのではないだろうか？ 長音をあらわす「ー」を３つ以上続けて入力し、「Enter」で改行すると、罫線が横幅いっぱいにひかれてしまう…

Wordはすぐれたワードプロセッサーアプリなので、機能満載である。これがWordに対する敷居を高くしていて、苦手意識を持つ読者も多い。 今週からデフォルトで設定されているWordのおせっかい機能の解除方法について、見ていきたい。 単に文字入力機能のみを…

Wordは文書作成に便利なエディターだ。しかし機能満載な分、おせっかいな機能がデフォルトで設定されていて、こちらの意図に反する動きをすることも少なくない。 箇条書きにしようと、先頭に行頭文字や番号を入力して改行するとWordが箇条書きと判断し、行頭…

作成した複数のPDFファイル。完成した文書の最終系であるPDFファイルそのものをプリントアウトして読み合わせなどチェックしたい読者も多いと思う。 エクスプローラーでならんでいる複数のPDFファイルを選択し、右クリックすると「印刷する」とメニューが出…

Wordでフォントやレイアウトなどを変更し、「ページ設定ダイアログボックス」－「文字数と行数」タブの最下部にある「既定に設定」ボタンをクリックすると、「印刷レイアウトを変更しますか？この変更は、NORMALテンプレートを基に作成されるすべての新しい…

店主は基本、罫線を用いないようにしている。データベース機能を使うことが多いのが一番の理由だが、一般的な作表機能においても罫線を引いてしまうと、行列の削除や挿入などの際に、いちいち罫線を引きなおすのが面倒というのが大きい。 一方で、プリントア…

似たようなファイル名やバージョンが複数あるときにファイルを探す場合、いちいちファイルをいくつも開いて探し、上司や同僚、まして顧客などをイライラさせていないだろうか？ 一目でファイルの内容が確認できるツールがWindowsには標準でついているのでぜ…

Wordでおなじみの「音声読み上げ機能」。Excelでもテキストを入力してFAQなどを作成するケースなども多く、入力後の校正やチェックに読み上げ機能を使いたいケースは多い。 実はExcelにもこの「音声読み上げ機能」はデフォルトで実装されているのだ。 ただし…

イマドキのアプリというのは、やって欲しいことを先回りして行ってくれる。先週とり上げた文字変換などは代表的な一例だ。 しかしなかには首をかしげたくなるような機能も結構あり、デフォルトで機能するよう設定されている。 その代表的な例がハイパーリン…

大量の住所データを手入力しなければならない！こういった場面に遭遇する読者も結構いるのではないか？ さまざまなサイトで住所を入力する際には、「郵便番号による住所検索」機能が使われている。この機能があれば…と誰しも考えるであろう。 実はマイクロソ…

メールの返信をする際に定型文を簡単に入力する方法について、以前のBlogで紹介した。 blog.houkoku-doh.com これはメールを受信したことを通知するような場合の定型文入力、返信にはとくに有効な機能である。 しかし、メールを返信する際に送られてきたメー…

最近は履歴書をExcelやWordなどのアプリを使って作成することが一般的となってきた。電子ファイルだと書類のやり取りや保管、共有など双方にメリットがあるので、わが国でもようやく一般的となってきた。 ところで、Wordで作成された履歴書など応募書類に写…

Outlookユーザーであれば、タスク管理機能を利用している読者も多いと思う。タスクは思いついたときにサッとメモできるよう、あたらしいタスクを立ち上げるショートカットキーをぜひ身に付けておこう。 [Ctrl]＋[Shift]＋[K]キー…あたらしいタスクの作成 先…

先日のBlogでは、Outlookの受信トレイフォルダとは別に予定表フォルダは別ウインドウで表示することで、アプリ選択のショートカットを利用して受信トレイと予定表を行き来することができると書いた。 blog.houkoku-doh.com その際、予定表フォルダを別ウイン…

顧客への受信確認メールや上司、メンバーへの内容共有など、定型文を入力してメールを送るというアクションは、メール処理のなかでも頻度が高い。 こんなときに便利なのが、定型文を登録しておいて、ショートカットキーでセットしてくれる「クイックパーツ機…

届いたメールを返信したり転送したりする場合、まず受信トレイにあるメールをクリックし開く。その上で返信や転送の操作をすると、さきに開いたメールそのものは残った上で、別ウィンドウで返信や転送メールが立ち上がる。 これを別ウィンドウで開くのではな…