Cafe HOUKOKU-DOH

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【いまさら訊けない】Office基礎講座

新入社員から企業TOPまで、使える使えないにかかわらず、触らないと仕事がまったく進まない Office のアプリケーションですが、なんとなく使っているだけで、きちんと基礎から勉強した方は、意外とすくないのではないでしょうか。 なにごとも「急がば回れ」といいますが、基礎をしっかりと理解したうえで実践したり、トレーニングをしていくのがスポーツや習いごとと同じように上達の近道です。 「いまさら訊けない」レベルの基礎を振り返ることで、毎日の仕事や作業の効率化をすすめて、空いた時間を健康で文化的な生活に振り向け、真に豊かな生活の実現を一緒に目指しましょう! ■更新日:毎週水曜日

Office基礎73 【Excel】データの並べ替えで表全体が選択されない

Excelのデータベース機能は、大量のデータを処理するときにとても便利だ。この機能がExcelで全世界に広まったおかげで、データの処理や分析といったオペレーションが、机の上で、自分自身でできるようになったのだ。 blog.houkoku-doh.com しかし、このデー…

Office基礎72 【Excel】数字が「E+」と表示されてしまう

Excelを使いこなすようになってくると、シミュレーションなどで、桁数の大きな数字をあつかう場面も多くなってくる。 そんなとき、数字を入力したり、コピーしてきて貼り付けると、突然「4.5819E+11」のように、数字が「E+」と表示されてしまうことがある。…

Office基礎71 【Excel】数式バーが消えてしまった

Excelは、あらかじめ数式を入力しておくことで、瞬時に計算をしてくれる便利なアプリである。数式は計算結果を表示させたいセルに「=」からはじまる計算式を入力するだけというとても簡単な方法だ。 しかし、計算させる表が大きくなり、設定しておく計算式も…

Office基礎70 【Excel】矢印キーでシートがスクロールしてしまう [ScrollLock]

Excelの基本は、操作したいセルを選択することからはじまる。これを「アクティブセルにする」という。 アクティブセルにするには、マウスでクリックする方法と、矢印キーでアクティブセルを上下左右に移動させる2つの方法がある。 画面のスクロールが必要な…

Office基礎69 【Excel】リボンがなくなった

さて今週からのOffice基礎講座は、思いもよらぬ操作により、Excelが意図しないような状況になってしまい、元に戻らないといった誰もが経験する「困った」ときの解決法を毎週1つずつ紹介していく。 ある程度ストックができたところで、索引もつくっていくの…

Office基礎69 【Zoom】ミーティングを終了する

みんなが見ている(というか、意識がつぎのアクションに集中している)Zoomのオペレーションというのは、とても緊張するものである。 操作がわからずモタモタしているときの無言のプレッシャーは、相当なものがある。参加者の人数が増えたり、職位があがって…

Office基礎68 【Zoom】画面共有の開始 / 終了

さて、Zoomでミーティングをしていて、ミュートのON・OFF以上にスムーズな操作を要求されるのが、画面の共有である。 発表者であったり、議論がすすんでいったときに、その内容を補強するための資料を提示するような場面である。ミーティングの参加者が共有…

Office基礎67 【Zoom】全員をミュート

前回に引き続き、Zoomのミーティングや研修などには欠かせない便利な機能を見ていきたい。 大人数でのミーティングやセミナーなどにもZoomは大活躍である。無料プランやProでも100名まで同時に参加ができる。 しかし、参加人数が多くなってくるといろいろと…

Office基礎66 【Zoom】コントロールツールバー常時表示のON・OFF

先週に引き続き、リモートワークには欠かせない Zoom の便利な機能について、見ていきたい。 ZoomのWebミーティングをスタートさせると、ほかに参加者が入室していない場合、自身のWebカメラから映し出される映像、つまり自分の顔が映し出される。 このメイ…

Office基礎65 【Zoom】ミュートのON・OFF

先週までの Chrome における「脱マウス」に続き、今週からはWebミーティングでよく使われるアプリである Zoom で使用頻度が高く、便利なショートカットキーや操作を見ていくことにしたい。 ミュートのON・OFF Zoomでのミーティングでは、発表者が一方通行で…

Office基礎64 【Chrome】ページ内検索 次の結果へジャンプ

先週はページ内検索のショートカットキーを紹介したが、そのショートカットキーをさらに有効に使いこなす機能があるのだ。先週のショートカットキーとセットで使うと効率がさらにアップする。 ページ内検索をすると、画面右上のボックスに検索結果の件数と上…

Office基礎63 【Chrome】ページ内検索

ページ内検索 デジタル化の大きなメリットのひとつに、検索機能がある。検索ワードを入力するだけで、膨大なテキストデータのなかから瞬時に該当するテキスト部分を探しだし表示してくれる。 ブラウザーにも当然この機能は搭載されている。長文のネット記事…

Office基礎62 ショートカットキー 索引

ショートカットキー 索引 先週に引き続き、これまで毎週つづってきたOffice講座における、ショートカットキーの索引をまとめ、読者のみなさんに活用してもらうようにしたい。 はじめに一覧表形式でショートカットキーを紹介し、さらに詳細に解説している週の…

Office基礎61 基礎講座 索引

基礎講座 索引 先日クライアントさんとお話ししていると、社員のOfficeの基礎的知識の不足に課題感を持っているとのこと。なんでもGoogleで検索すれば解決するような操作方法をメールや電話で問い合わせてくるので、困っている様子であった。 そこで思いつい…

Office基礎60 【Chrome】全画面表示

全画面表示 そもそも「脱マウス」なるものを目指すということは、モバイルPCをオフィス以外で使うことを前提として、その際に持ち物をできるだけ少なくし、かつマウスが使用できないような場所でも、PCがスマートに使えるようになることを目指している。 モ…

Office基礎59 【Chrome】入力欄の移動

脱マウスの4回目。今週は Chrome ブラウザの画面上にある入力欄の入力モードをキーボードで移動する方法についてみていきたい。 [Tab]…次の入力欄に入力モードを移動 [Shift]+[Tab]…前の入力欄に入力モードを移動 ブラウザなどで、さまざまな申し込みや会員…

Office基礎58 【Win10】ブラウザの上下スクロール(Chrome)

脱マウスの3回目。今週は Chrome ブラウザの画面をキーボードでスクロールする方法についてみていきたい。 上下スクロール [↑]キー…上方向にスクロール [↓]キー…下方向にスクロール マウスを使っている人だと、意外と知らないのがこのブラウザ画面のスクロ…

Office基礎57 【Win10】ブラウザのタブを切換える(Chrome)

脱マウスの2回目。今週は Chrome ブラウザのタブをキーボードで切換える方法についてみていきたい。 先週のアプリとならんで、Windowsを操作する際に頻出する操作として、ブラウザのタブを切換えることが多いと思う。 PCが職場に出回った20年くらい前は、就…

Office基礎56 【Win10】アプリの切換え

脱マウスのススメ いまや仕事でPCをつかわないという企業は、業務特性による例外的な職種以外はほとんどないと思う。それではどの形式のPCが使われているのか。2020年のある調査結果によると、結果はノート型が8割弱と最も多く、デスクトップ型5割、タブレ…

Office基礎55 PPT四方山ばなし6

3.社内決裁フェーズ 上司が確認して役員会などへの提案のGOをもらったら、資料は社内決裁フェースに入る。これまで創りあげてきた資料だが、さまざまな人々からのアドバイスを反映しているので、結構ボリュームが出ていることがほとんどである。 ここから役…

Office基礎54 PPT四方山ばなし5

資料の段階 1つのテーマに沿って企画書を作成していく工程にも、資料の段階がある。この資料の段階を理解しながら作り込みをしていくと、目的別に効率的な資料の使いまわしと、作成ができるのである。 企画テーマの規模にもよるが、1人で担当するレベルの…

Office基礎53 PPT四方山ばなし4

ストーリー 資料の目的、結論、ストーリーを上司とにぎり、スライド全体の枚数を決めたら、つぎに行うのは、ストーリーにそってスライドごとにどのような内容を伝えていくかを決める。各スライドの「主題」といってもいい。 説明時間内で目的を達成するため…

Office基礎52 PPT四方山ばなし3

資料の枚数 さて、上司と資料の「目的・結論・ストーリー」をにぎったら、つぎに考えること、それは資料の枚数である。あたり前のことだが、仕事にはいろいろと制約条件がつきものだ。資料を使う場面である会議での説明時間というのが、資料づくりにおける最…

Office基礎51 PPT四方山ばなし2

資料づくりの効率化 担当する業務が定常業務のみのレベルからステップアップしていくときに、あらたにあらわれるのが、資料づくりである。担当する業務でなにか加価値をつくり出していく場合、アイデアや考えを周囲に伝えて同意をえる必要がある。 そのため…

Office基礎50 PPT四方山ばなし

PPTはプレゼンテーション用のアプリである。プレゼンテーションの意味を調べてみると、 企画案の提示、説明。広告用語では一般に、広告会社が新たな広告取扱いを獲得するため、広告主に対し、特定広告キャンペーンの企画を提案することをいう。これは、広告…

Office基礎49 フォントのはなし2

資料作成に必要なこと 資料というものは、わたしたちが他者になにごとかを伝えるために説明をするわけだが、その説明を口頭のみでするよりも、より説明内容の理解を促進するために存在する。 最近のビジネスシーンでは、Web会議システムとの相性もいいことか…

Office基礎48 フォントのはなし

わかっているようで意外と知らないフォントについて、今週は見ていきたいとおもう。 大分類 フォントは大きく分けると「セリフ体」と「サンセリフ体」という2つのグループに大別できる。 セリフ体とは、文字の端に「セリフ」と呼ばれる飾りがついている。一…

Office基礎47【PPT】オブジェクトをそろえる

PPTの長所として、テキストボックスやオブジェクトを直感的にマウスでドラックして描いたり、配置する場所を決めたりすることができる。パラメータの設定方法など、面倒な操作を覚える必要がない。これは、このソフトがこれだけ使われている理由のひとつとい…

Office基礎46【PPT】タブの活用

タブの活用 テキストボックスやオブジェクト(以下テキストボックスと表記)内で文字列を整えるとき、重宝するのが「タブ」である。同一行にある文字列と文字列の間に空間を設けたいとき、スペースを使用したくなるが、行によってスペースだけでは、文字のは…

Office基礎45【PPT】インテント2(箇条書き)

先週の箇条書きに続いて、今週は「箇条書きのインテント」について、見ていくことにしたい。 まず、箇条書きではないふつうの文章のインテントについておさらいする。テキストボックスやオブジェクトを選択すると、ルーラーにインテントを調整する「ツマミ」…