PC作業の効率化にはなくてはならないコピー＆ペースト。会社で使っているシステムやクラウドサービスなどで、コピーができない仕様になっていたりすると、とてもイライラするくらい、欠かせない機能である。 コピペを多用していると、以前にコピーした内容を…

動画の活用がホント身近になってきたことは読者のみなさんも感じられていることだろう。 動画視聴などの際に、スクショのように動画をそのままメモ代わりに保存できないものか？と考えたことはないだろうか。 なんとWindowsの標準機能で動画を動画のままスク…

Word文書の行間が広すぎて、「どうも文書が締まらない」と感じた経験を持つ読者も多いのではないだろうか。 行間を詰める方法はこうだ。まず、文書全体を選択する。ショートカットキーであれば、[Ctrl]＋[A]で一発だ。 「ホーム」タブ－「段落」グループの右…

OfficeアプリのExcelやWordなどで、ショートカットキー [Ctrl]+[O] を使用してファイルを開く場合、バックステージビューが表示される。 クイックアクセスにOneDriveやSharePointのフォルダが表示されるので、これも便利な機能なのだが、詳細にフォルダを探…

Wordでレポートなど長い文章を書いているとき、次のセクションはきりよくページの先頭から始まるよう、改ページを挿入したい場合がある。 そんな場合には、改ページ機能を活用しよう。手順は以下のとおり。 改ページしたい場所にカーソルを置き、「レイアウ…

ネット社会のいま、どのサイトにアクセスするのにもパスワードは必須。その管理方法は人それぞれだが、みなさんしっかりと管理されているであろう。 しかし、いそがしい最中にあたらしいサイトに登録した際など、あとでパスワードを記録しておこう！とメモす…

最近のWindowsPCでは、画面がロックした際にテーマに沿った画像が表示される。さまざまなきれいな画像が表示されることが多いが、一方で好みの画像にしたいと考える読者も一定数いるのではないだろうか。 ロック画面の変更方法は以下のとおりだ。 「スタート…

作表計算ソフトとして、仕事には欠かせない存在のExcel。仕事で身近な結果数値などを入力し、計算式を入力して分析している読者も多いと思う。 社内外のメンバーから渡されたシートを開いたとき、見たこともないような計算式になっていた経験をしたことはな…

AcrobatのPDF形式はどのようなデバイスでも書式が崩れずきれいに表示されるので、クラウド全盛のいま、スマホやタブレットなどのデバイスを使って出先から資料を確認するときなどとても便利だ。 しかし、送られてきたPDFファイルを開いたとき、もっと読みや…

Wordのページ上下の余白が突然消えてしまっておどろいた経験はないだろうか？ これは印刷レイアウト表示で画面の作業領域を広くとったり、ページ間の文章のつながりなどを見やすくするための機能である。 なんらかの理由で余白が消えてしまったら、復活させ…

Wordの便利機能のひとつに「コメント」がある。これは、複数人でWord文書の推敲などを行う際に、各人が対象となる箇所を選択し、そこにコメントを記すことができる機能だ。 誰がコメントを記入したかもわかるようになっている。またコメントに対してリプライ…

ほかのメンバーがつくったWord文書を使いまわすとき、妙にくわしくて、凝りに凝った文字装飾を施した文書に出くわしたことはないだろうか。 センスの話ならまだしも、文書の用途的に文字装飾がふさわしくない場合など、何とかして書式を解除しなければならな…

ほかのメンバーがつくったWord文書ファイルを受け取って編集をするとき、文書入力領域に文字以外のへんな記号が付いていて、わずらわしく感じた経験のある読者は多いのではないでしょうか。 これは「編集記号」と呼ばれるもので、文章中にワープロアプリ機能…

Wordにはふりがなを振る機能も付いている。文書作成アプリとして、かなり高度な編集が可能なので、当然の機能ではある。 他のメンバーなどが作成した文書を流用する場合、ふりがなを削除したいケースも出てくる。そんな場合、ふりがなの削除方法は次のとおり…

Wordの文書で、ページ全体の縁に沿って罫線が引かれているものを見た読者はいないだろうか？ これはページ罫線といって、文書の行数などに関係なく、ページの縁を囲う場合に便利な機能である。 しかし、使ったことがないと「ページ罫線」という機能名称も知…

Wordで英単語を入力し改行をすると、その単語の先頭の文字、頭文字が勝手に大文字に変換されてしまい、困った経験をお持ちの読者も多いのではないだろうか。 これは「オートコレクト」というWordのおせっかい機能のひとつだ。この機能を解除するのは、次のと…

Wordのデフォルト設定では、書いた文書に赤や青の下線が引かれてしまうことがある。これは「文書校正」という機能で、赤い波線が「誤字脱字」、青い二重線が「表記ゆれ」をチェックしてくれている。 便利な機能であるものの、場面によってはじゃまに感じるこ…

Word文書のページ中央に「社外秘」や「コピー禁」など、透かし文字と呼ばれるものが入っている場合がある。 これは、文書の使途を特定する目的で、あえて文書の中央付近の下地に文字が読み取れるよう工夫して表示されているもの。 以前にメンバーが作成したW…

メンバーが作成したファイルを共有してもらい、それをベースに文書を加工して文書の作成作業を効率化するのは、基本のキといえる。 一方でWordの最新バージョンでは、ファイルを開くと「常に閲覧権限で開く 偶発的な変更を防ぐため、このファイルは作成者に…

WordはExcelなどと同じ機能でも操作感がまったく異なることも多い。Excelの方がなれているユーザーが圧倒的に多いため、操作方法がわからず戸惑った経験のある読者も多いのではないだろうか。 文書入力エリアの上部、下部に文字が表示されているが、編集する…

Wordの機能で「囲み線」という機能がある。見出し行などを強調する際に便利な機能であるが、この機能の存在を知らないと、この文字を囲んでる四角形を消すのに苦労してしまう。 囲み線の解除は、設定の逆の手順だ。囲み線で囲まれている文字列を選択し、「ホ…

Wordで文書作成を行う場合、初版からはじまり、推敲を重ね、関係者に見てもらい、最終的に上司などに決裁をもらって最終版を確定させるのは、組織で働くビジネスパーソン共通のフローであろう。 その場合、ファイル名にバージョン数を付けて、ファイルそのも…

なにかの拍子でWordの画面表示が変わってしまい、リボンはおろかメニューバーまで消えてしまい、文書が大きく画面いっぱいに大きく表示されてしまい、戻し方がわからず困った経験はないだろうか？ これは表示機能のモードが「閲覧モード」になってしまったた…

Wordの文字装飾はたくさんの便利な機能がついている。装飾を付ける場合には、リボンにデフォルトで表示されている「ホーム」タブの「フォント」グループにわかりやすいボタン（コマンドという）がならんでいるので、装飾したい文字列を選択して、ボタンをク…

Excelを使いなれた読者にとって、Wordには「印刷プレビュー」というメニューがなく、戸惑う場合も少なくない。 WordでExcelの印刷プレビューに相当する機能を使うには、「印刷」機能を使う。これはExcelでも同じだ。 「ファイル」－「印刷」を選択すると、「…

Wordのファイルを開くと左右にページがならんで表示されてしまった経験を持つ読者も多いのではないだろうか。 これは表示モードが「複数ページ」になっているためだ。いつもの１ページごとの表示に直す方法は以下のとおりである。 「表示」タブ－「ズーム」…

Wordの表示モードには目的別にいくつかの種類が用意されている。まっさらな紙面に文字と改行マーク「↲」などが表示される「印刷レイアウト」がデフォルトだ。 その画面に突然「□」などの改行マーク以外の編集記号が表示されてしまうことがある。 この「□」は…

他者とくにWordに精通した人が作成した文書において、見出し行の先頭に「・」の記号が付いていて、これが消えずに困った経験を持つ読者も多いのではないだろうか。 これはWordの超便利機能のひとつである「アウトライン」が使用されている可能性が高い。 ア…

Wordのワープロ機能のひとつに変更履歴の保存、表示機能がある。ひとつのファイルを共同で編集する際など、とても便利なものである。 しかし、編集を終えてこれで完成といった場合に、「変更履歴」グループの表示内容を「変更履歴／コメントなし」を選択して…

Wordは機能豊富なワープロアプリなので、やりたいと思ったことは大抵できると考えた方がいい。 分数を小学校で習ったような縦書きで表現したいと思った読者もいると思う。それではさっそくチャレンジしてみよう。 「挿入」タブ－「記号と特殊文字」グループ…