Cafe HOUKOKU-DOH

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【いまさら訊けない】Office基礎講座

新入社員から企業TOPまで、使える使えないにかかわらず、触らないと仕事がまったく進まない Office のアプリケーションですが、なんとなく使っているだけで、きちんと基礎から勉強した方は、意外とすくないのではないでしょうか。 なにごとも「急がば回れ」といいますが、基礎をしっかりと理解したうえで実践したり、トレーニングをしていくのがスポーツや習いごとと同じように上達の近道です。 「いまさら訊けない」レベルの基礎を振り返ることで、毎日の仕事や作業の効率化をすすめて、空いた時間を健康で文化的な生活に振り向け、真に豊かな生活の実現を一緒に目指しましょう! ■更新日:毎週水曜日

Office基礎89 【Excel】画面の左や上のセルが見れない 

職場のほかのメンバーがつくったExcelファイルを共有したり、流用したりということは、仕事を効率的にすすめる上では欠かせない。しかし、Excelの使い方やシートの作成にも人それぞれクセがある。 そのクセがメンバーの想定の範疇であればいいのだが、たまに…

Office基礎88 索引集(~2022年)

索引集(~2022年) 昨年6月に引き続き、書き溜めた基礎講座の索引をアップしたい。このページをブラウザにブックマークしてもらうことで、簡単なOfficeマニュアルとして使えればと考えた。 以下にアプリごとのテーマにリンクを貼っておくので、活用してい…

Office基礎87【Excel】シートを大きく表示したい

ズーム Excelで表を作って作業をしていくと、データや項目の多さからどうしても表が大きくなってしまう。Excelのシート自体はタテ1,048,576 行、ヨコ16,384 列とふつうの使い方をしていれば、困ることはないのだが、イチイチスクロールしてお目当てのセルを…

Office基礎86 【Excel】日本語の並び順をコントロールしたい

Excelの便利な機能として、並べ替えがある。データベース機能を使って表のなかの任意の列をキーとして選び、そのキー列の内容を昇順、降順などに並べると同時に、行を1つのデータレコードとみなして、一緒に並べ替えてくれる。 blog.houkoku-doh.com この並…

Office基礎85 【Excel】折返しの最下段文字列がセルにかくれてしまう

アンケートのフリーコメントの集計や、Q&Aの一覧表など、文字列を表形式でまとめる場合には、Excelが使い勝手いい場合がある。 カテゴリ別に集計したり、日付でソートしたりと、Excelならではの機能をフルに使うことができる。 そのような使い方をする場合に…

Office基礎84 【Excel】ファンクションキー

どのパソコンのキーボードにもあるいちばん上部にならんでいる[F1]~[F12]と印字されているキー。この F ではじまるキーをファンクションキーと呼ぶ。 このキーはそのとき使っているアプリによってさまざまなショートカット機能が割り当てられている。 Windo…

Office基礎83 【Excel】誤って上書きしてしまう

Excelファイルを職場のメンバーなどと共有して使用する場合、禁じ手のひとつとして「誤って上書きをしない」というマナーが求められる。 Excelの基本作法としては、既存のファイルを流用して、あらたなファイルを作成する場合、ファイルを開いたらまずはじめ…

Office基礎82 【Excel】ビットマップで表貼付けすると罫線が消えてしまう

PPTでの資料作成時に欠かせないのが、表を提示しての説明である。やはり、数字に裏付けられた説明資料というのは、納得感が高まる。 店主はPPTでの表作成は、できばえの美しさから、PPTの表機能を使うことを基本としている。資料にしたときの見た目が、Excel…

Office基礎81 【Excel】オートフィルがうまく機能しない

数字や文字の規則性を自動で判定し、その規則性どおりにコピーをしてくれる「オートフィル機能」を使って入力作業を効率的に行っている読者も多いと思う。 しかし、他人が作ったシートを元に、加工や集計をしていると、このオートフィルがうまく機能しない場…

Office基礎80【Excel】罫線を引いていないのに印刷されてしまう

PCのモニターでExcelのシートを見ると、罫線はいっさい引かれていないのに、表全体に罫線が印刷されてしまうシートに遭遇したことはないだろうか。 枠線 これは、Excelの印刷機能のひとつで「枠線」と呼ばれるものだ。シート上のセルに値が入っている場合、A…

Office基礎79 【Excel】表の見出しがかくれてしまう

Excelで表をつくって画面におさまらないくらい縦長や横長になると、画面をスクロールしたときに、見出しがかくれてしまい、列や行がどんな項目だったのか、わからなくなってしまった経験はないだろうか。 最初のうちは、簡単な表なので、大きさもそれほどで…

Office基礎78 【Excel】計算をしてくれない

Excelのもっとも便利なところは、数値を数式を入力するだけで、自動的に計算してくれるところである。表計算ソフトなのだからあたりまえなのだが、PCが登場するまでは、四則演算の表をつくるのも、定規と電卓は必須アイテムで、表の縦横を合わせるだけでもひ…

Office基礎77 【Excel】貼り付けると書式が変わってしまう

Excelにおける作表の基本は、データや数式などを入力してから、表の体裁を整えることだ。最初に表の体裁を整えてしまうと、データや文字を他の場所からコピーして単純に貼り付けてしまうと、セルの書式まで一緒にコピー元から貼り付けてしまうためだ。 しか…

Office基礎76 【Excel】セルの枠線が一部だけ表示されない

Excelのセルには、作業がしやすいようにうすく枠線が表示されている。この枠線だが、シート全体を入力フォーマットに使う場合など、見た目をスッキリさせるために、全体を消去することができる。 手順は「表示」タブ-「表示」グループ-「目盛線」チェック…

Office基礎75 【Excel】先頭の「0」が表示されない

Excelを使って、品番などを入力しようとすると、先頭に付いている「0」が表示されず、桁数が少なくなってしまうことがある。 数値であれば、値がない桁数を表示しないのは正解なのだが、品番などの場合には、定義されている桁に値がない場合でも「0」という…

Office基礎74 【Excel】データの並べ替えで表全体が選択されない

Excelのデータベース機能は、大量のデータを処理するときにとても便利だ。この機能がExcelで全世界に広まったおかげで、データの処理や分析といったオペレーションが、机の上で、自分自身でできるようになったのだ。 blog.houkoku-doh.com しかし、このデー…

Office基礎73 【Excel】数字が「E+」と表示されてしまう

Excelを使いこなすようになってくると、シミュレーションなどで、桁数の大きな数字をあつかう場面も多くなってくる。 そんなとき、数字を入力したり、コピーしてきて貼り付けると、突然「4.5819E+11」のように、数字が「E+」と表示されてしまうことがある。…

Office基礎72 【Excel】数式バーが消えてしまった

Excelは、あらかじめ数式を入力しておくことで、瞬時に計算をしてくれる便利なアプリである。数式は計算結果を表示させたいセルに「=」からはじまる計算式を入力するだけというとても簡単な方法だ。 しかし、計算させる表が大きくなり、設定しておく計算式も…

Office基礎71 【Excel】矢印キーでシートがスクロールしてしまう [ScrollLock]

Excelの基本は、操作したいセルを選択することからはじまる。これを「アクティブセルにする」という。 アクティブセルにするには、マウスでクリックする方法と、矢印キーでアクティブセルを上下左右に移動させる2つの方法がある。 画面のスクロールが必要な…

Office基礎70 【Excel】リボンがなくなった

さて今週からのOffice基礎講座は、思いもよらぬ操作により、Excelが意図しないような状況になってしまい、元に戻らないといった誰もが経験する「困った」ときの解決法を毎週1つずつ紹介していく。 ある程度ストックができたところで、索引もつくっていくの…

Office基礎69 【Zoom】ミーティングを終了する

みんなが見ている(というか、意識がつぎのアクションに集中している)Zoomのオペレーションというのは、とても緊張するものである。 操作がわからずモタモタしているときの無言のプレッシャーは、相当なものがある。参加者の人数が増えたり、職位があがって…

Office基礎68 【Zoom】画面共有の開始 / 終了

さて、Zoomでミーティングをしていて、ミュートのON・OFF以上にスムーズな操作を要求されるのが、画面の共有である。 発表者であったり、議論がすすんでいったときに、その内容を補強するための資料を提示するような場面である。ミーティングの参加者が共有…

Office基礎67 【Zoom】全員をミュート

前回に引き続き、Zoomのミーティングや研修などには欠かせない便利な機能を見ていきたい。 大人数でのミーティングやセミナーなどにもZoomは大活躍である。無料プランやProでも100名まで同時に参加ができる。 しかし、参加人数が多くなってくるといろいろと…

Office基礎66 【Zoom】コントロールツールバー常時表示のON・OFF

先週に引き続き、リモートワークには欠かせない Zoom の便利な機能について、見ていきたい。 ZoomのWebミーティングをスタートさせると、ほかに参加者が入室していない場合、自身のWebカメラから映し出される映像、つまり自分の顔が映し出される。 このメイ…

Office基礎65 【Zoom】ミュートのON・OFF

先週までの Chrome における「脱マウス」に続き、今週からはWebミーティングでよく使われるアプリである Zoom で使用頻度が高く、便利なショートカットキーや操作を見ていくことにしたい。 ミュートのON・OFF Zoomでのミーティングでは、発表者が一方通行で…

Office基礎64 【Chrome】ページ内検索 次の結果へジャンプ

先週はページ内検索のショートカットキーを紹介したが、そのショートカットキーをさらに有効に使いこなす機能があるのだ。先週のショートカットキーとセットで使うと効率がさらにアップする。 ページ内検索をすると、画面右上のボックスに検索結果の件数と上…

Office基礎63 【Chrome】ページ内検索

ページ内検索 デジタル化の大きなメリットのひとつに、検索機能がある。検索ワードを入力するだけで、膨大なテキストデータのなかから瞬時に該当するテキスト部分を探しだし表示してくれる。 ブラウザーにも当然この機能は搭載されている。長文のネット記事…

Office基礎62 ショートカットキー 索引

ショートカットキー 索引 先週に引き続き、これまで毎週つづってきたOffice講座における、ショートカットキーの索引をまとめ、読者のみなさんに活用してもらうようにしたい。 はじめに一覧表形式でショートカットキーを紹介し、さらに詳細に解説している週の…

Office基礎61 基礎講座 索引

基礎講座 索引 先日クライアントさんとお話ししていると、社員のOfficeの基礎的知識の不足に課題感を持っているとのこと。なんでもGoogleで検索すれば解決するような操作方法をメールや電話で問い合わせてくるので、困っている様子であった。 そこで思いつい…

Office基礎60 【Chrome】全画面表示

全画面表示 そもそも「脱マウス」なるものを目指すということは、モバイルPCをオフィス以外で使うことを前提として、その際に持ち物をできるだけ少なくし、かつマウスが使用できないような場所でも、PCがスマートに使えるようになることを目指している。 モ…