値と書式を一致させる AIは、人間が視覚的に判断するようなセルの色や太字といった「見た目の装飾」ではなく、セルに入力されている「値そのもの」を読み取っている。そのため、人間向けのレイアウト以上に、書式設定には細心の注意を払わなければならない。…

表以外の情報を入れない 人間向けの資料であれば、表のすぐ上に「作成者名」や「ファイル名」、あるいは余白に「備考」などのテキストや図形を置くのは親切な行為といえる。 しかし、AIは人間のように曖昧な文脈から情報の意味を読み取るのが苦手だ 。表の上…

集計行・集計列（小計・合計）を設けない Excelで表を作成するとき、各月の売上の区切りに「小計」を入れたり、表の一番下や右端に「合計」を入れたりするのは、ごく当たり前のことである。人間が目で見て確認したり、紙に印刷して報告する資料であれば、一…

ひとつのファイルには１つのデータセットのみを格納する AIにExcelデータを読み込ませて分析や集計を依頼する際、人間には親切でもAIには不親切な「情報の詰め込み」がエラーの原因になる。今週の重要なお作法は「ひとつのファイルには１つのデータセットの…

AIがデータを正確に読み取るためには、一貫性のあるきれいなデータが必要となる。AIは、データの中にぽっかりと空いた「空白セル」を人間のように「ああ、ここはまだ入力されていないんだな」と理解することが難しい場合がある。 そのため、AIに好かれるデー…

AIにExcelのデータを適切に読み込ませ、意図した分析や処理をさせるためには、データの構造と一貫性を整えることが非常に重要だ。データ分析に適した「お作法」として、とくに気を付けるべきポイントを今週から取り上げたい。 AIは、人間のように曖昧な文脈…

Excelで作業中、急にシートのタブが見えなくなったり、作業していたシートそのものが表示されなくなったりして、困った経験はないだろうか。シートが表示されない主な原因は２つある。 1. シート見出しが非表示になっているブック内のすべてのシートが見えな…

先週のBLOGでは、文字列として入力された日付を、Excelが計算できる「シリアル値」という形式に変換する便利な関数「DATEVALUE関数」を紹介した。例えば、「2024/5/20」という文字列を、計算可能な数値に変換してくれる優れものだ。 blog.houkoku-doh.com し…

仕事で他のシステムからデータをExcelに取り込む際、日付がただの「文字列」として扱われてしまうことがよくある。人間には「2025/11/18」と見えても、ExcelやAIにとっては単なる文字の羅列であり、日付として認識できていないのだ。 Excelが日付を正しく認…

仕事で長い文章を打つのは、なれない初心者にとって、テキストの入力スピードが作業全体のボトルネックになる。 「音声入力」の存在は知っていても、「精度が低い」「誤字が多くて結局修正が必要」と二の足を踏んでいる読者も多いと思う。 しかし、時代は急…

テーブル機能 さてお作法７選も今回が最終回。今回のテーマは、「テーブル機能」の活用について解説する。 これはAI活用だけでなく、普段のExcel作業の効率を格段に高める「裏ワザ」的な機能だ。データが入力されている範囲を選択し、「ホーム」タブ－「テー…

視覚情報は認識しない AI活用のためのExcelお作法７選の第６回目は「視覚情報は認識しない」である。AIは、人間のように曖昧な文脈を読み取るのが苦手である。そのため、見た目の装飾、例えばセルに色を付けたり、文字を太字にしたりして情報を区別する方法…

表記の揺らぎ 人間であれば文脈から同じものだと判断できる表記の違いも、AIは厳密に区別してしまう。この「表記の揺らぎ」は、AIがデータを誤って解釈する大きな原因となるのだ。 例えば、AIは「（株）Ａ社」と「株式会社A社」を、全く別の会社として認識し…

１行目は見出し行とし表現は簡潔に さて、AI活用のためのExcelお作法７選の４回目は「１行目は見出し行とし表現は簡潔に」である。 データの各列が何を表しているのかを示す見出しは、必ず表の１行目に設定する 。これは、AIがデータの構造を理解するための…

絶対にやってはいけない「セルの結合」 AIの進化によって、Excelデータの活用範囲は劇的に広がっている。これまで自己流で入力していたデータも、AIに読み込ませることで、あっという間に分析や集計が可能になった。 しかし、AIがデータを正しく理解するため…

１つのセルに１つの情報を入れる AIを活用して業務を効率化させるためには、Excelのデータ作成にもコツがいる。AIは人間のように文脈を読み取ることが苦手なため、ルールに沿って整理されたきれいなデータが必要なのだ。今回は、AIに好かれるための「お作法…

AIの進化によって、Excelの使い方も変わってきた。これまでの自己流な入力方法では、AIがデータを正確に読み取れず、思ったような結果が出ないことがある。AIの力を最大限に引き出すためには、いくつかの「お作法」を守ってデータを作成することが必要だ。 …

Excelの基本のひとつに「形式を選択して貼り付け」－「値」というお作法がある。さまざまな書式や計算式が設定されているシートから、セルに入っている、あるいは計算結果としての値などを拾って、別のセルやシートにコピペする際に使う「テクニック」ともい…

文字起こしした文章をWordに貼り付けると、改行が多くて読みにくい…という経験はないだろうか。ひとつひとつ手作業で改行を消すのは大変だ。今回は、そんな時に役立つ「まとめて改行を削除する方法」を紹介したい。 1. 「検索と置換」機能を使うまず、Wordの…

Excelで作業を始めようとしたら、リボンがグレーアウトして「保護ビュー」という黄色いバーが表示されていないだろうか？これは、インターネットからダウンロードしたファイルなど、安全でない可能性のあるファイルを開いたときに表示される保護機能だ。 こ…

Microsoft Teamsには、送信するメッセージを指定した時刻に合わせて送る「送信のスケジュール」機能が用意されている。会議や深夜作業中など、相手の勤務時間外にメッセージを作成しても、すぐに通知が飛ばないように調整できるため便利である。 操作方法は…

Excelで「#NULL!」というエラーが表示されることがある。これは比較的珍しいエラーであるが、主な原因は「セル範囲の指定方法が誤っている場合」である。 典型的なのは、セル範囲をつなげる際に「スペース」を用いてしまうケースである。たとえば「=SUM(A1 A…

あまり見かけないエラー値「#NUM!」 。このエラーが表示されるのは、関数に渡した引数が無効な場合によく見られる。 たとえば 、年数や日数を計算するDATEDIF 関数で「開始日が終了日より後」になっていたり、SQRT 関数で負の数を指定したりすると、数式の計…

Excelで「#VALUE!」というエラーが表示される場合、それは数式の中に「計算できない値」が含まれていることを意味する。このエラーは、たとえば「=A1+B1」という式で、A1が数値でB1が文字列（例：「りんご」）だった場合に発生する。Excelは数値と文字列を足…

Excelを使っていて、「#DIV/0!」というエラーが出て、数式を確認したのに問題が見あたらず戸惑った経験をもつ読者もいるのではないだろうか。 これは「売上 ÷ 件数」といった計算で、件数が未入力、あるいは0のときに表示されるエラーだ。Excelでは0で割るこ…

関数は使いこなすことができれば、これほど便利なものはない。しかし、最初のうちは、メンバーが設定したシートに組み込まれた関数をそのまま使うことからスタートである。 そんなシチュエーションでシートをいじっていたら「#NAME?」というエラー値が表示さ…

先週に引き続き、Excelにおけるエラー値の意味合いについてみていきたい。 合計欄などに数式が入っている場合によく見かけるのが、「#REF!」のエラー値である。この意味は、「数式で参照しているセルが削除されている」というもの。 縦横計などの計算式が入…

セルに「#N/A」が表示された場合、それは設定されている計算式による結果がエラーとなっている。 エラー値「#N/A」は、VLOOKUP関数などの検索関数で、検索範囲に検索値が見つからない場合に表示される。 N/Aとは、「not applicable」または「not available」…

Officeアプリで「℃」や「㎡」など単位を入力するにはいくつかの方法がある。単純にそれら単位の読みを入力して変換してもいいのだが、キーボードのタイプ数から考えると、この方法がおススメだ。 「たんい」とタイプして変換する。 そうすると変換候補にさま…

会社のデータベースから住所はダウンロードしたものの、郵便番号が入っておらず、１件ずつ入力するのは勘弁！と困った経験をもつ読者もいるのではないだろうか。 こんなときに便利なのが、ExcelAPIというWEBサイト。使い方は簡単だ。郵便番号を表示したいセ…