先週の「ブック間の参照はしない」に関連して、初心者がよくおちいりがちなミスについて、取り上げておきたい。 ブック間のデータ参照方法 先週のBlogで「ブック間の参照はしない」を基本原則にすると書いたが、その場合、参照元ブックへ参照先ブックの情報…

Excelでは、入力フィールドを「シート」と呼び、単独もしくは複数のシートの集まりを「ブック」と呼んでいる。Excelを起動してブックを開く、もしくはエクスプローラーからExcelのアイコンをクリックすると、ブックが開かれる。 シートとブックの使い分けだ…

このBlogでもあまり取り上げられていないワープロアプリ「Word」。かなり高度な文書作成機能が盛り込まれているのだが、その分使い方が他のOfficeアプリにくらべて直感的ではないため、使い慣れていない読者には、ハードルが高いイメージがある。 しかし、盛…

先週は文字列を入力しているセルを編集モードにした際に、文字列の先頭や後尾にジャンプする機能について見てきた。 blog.houkoku-doh.com 今週は、似たような状況で「文字列がセルの中で改行されている」場合に、どのような操作をすると文字列の先頭や後尾…

Excelは、作表計算ソフトであり、基本的には表を作成し、数値を入力して計算をさせ、表を完成させるのが一般的な使い方だ。 しかし、表のなかに数値ではなく文字列を入力し、マトリクスの表としてまとめる場合にも重宝する。そのほかのアプリとの比較でいえ…

先週まで２週間、PPTの小技を続けて紹介したが、今週はこの２つの機能の合わせ技のような機能を見て行きたい。 標準表示モードなどで編集などをしながら、スライドショーにして資料を確認していく作業も多いと思う。そんなときに役立つのが、「現在のページ…

Office講座もおかげさまで今日で100回目を迎えることができた。Cafe HOUKOKU-DOHの記事のなかではいちばん人気なので、今後もみなさんの期待に応える内容にしていきたい。 さて、先週のシフトキー１つでスライドショーを開始するワザに加え、パワポで資料を…

パワーポイントの資料を画面やスクリーンで見せてプレゼンを行う場合、「スライドショー」にして、画面いっぱいに資料を写す。 パワーポイントを立ち上げるとデフォルトでは標準表示モードで表示される。この標準表示モードからスライドショーをスタートする…

「＠」（アットマーク）の使いかたとして現在もっとも多いのは、メールアドレスだろう。「〜＠houkoku-doh.com」といったように「＠」をはさんで前方にユーザー名、後方にインターネット上の住所ともいえるドメインを配置する。 もともとは、中世の修道士が…

Excelには任意の列を選んで非表示にする機能がある。店主的には初心者には作成者の意図が伝わりにくく、思わぬミスを引き起こすのでおススメしていないのだが、受取ったブックに非表示の列や行を見つけたら、まずはすべて表示して内容を確認することをおスス…

さまざまなExcelのブックやシートに点在しているデータをブック間をまたいで結合させて、活用するのに重宝するのが「VLOOKUP関数」だ。データ処理を行う作業では、なくてはならない関数であり、Excel初心者時代に先輩から使い方を指導された読者も多いはずで…

Excelで作成した表を印刷する場合、表のタイトルや作成年月日、作成者などもあわせて表示することになるのだが、これら表を紙面で提示する際に必要な項目について、貴重なシートを消費することなく作成できる方法がある。 ヘッダーを活用する方法だ。ヘッダ…

Officeではないが、読者のみなさんがよく使うであろう、Adobe Acrobat について、今日は便利な使い方をご紹介したい。 さまざまな紙の資料や文書を電子化するとにき利用するのが、複合機やプリンターのスキャナ機能である。最近はコロナのせいもあり、紙を極…

Excelのデフォルト仕様では、先頭にある「0」は、表示されない。たとえば、整数の85という数字があった場合、仮に0085と入力しても、先頭の00は表示されず、85と表示される。 通常の数値を扱う場合には、このデフォルトの仕様がいちばん効率がいいので、こう…

先週に引き続き、データベース機能を使ってシミュレーションを行う場合の便利な使い方を紹介する。 店主の使っている12.1インチノートでは、Excelのシートはズーム100%で27行、75%でも35行、リボンを非表示にしても44行である。要するにそれ以上のデータレコ…

Excelのデータベース機能を使って、大量のデータレコードをあつかい、シミュレーションを行うことがある。人事屋さんでいえば、従業員の人事データや給与データをシステムからCSVファイルでダウンロードし、さまざまな条件を設定し、結果を見てみるといった…

ExcelやWordで調子よくタイピングをしていて突然、任意の場所に文字を挿入しようとカーソルを移動してタイプすると、文字が挿入されず、上書きされてしまうという経験をした読者はいないだろうか。 ExcelやWordでは、通常文字入力のモードは「挿入モード」に…

職場のほかのメンバーがつくったExcelファイルを共有したり、流用したりということは、仕事を効率的にすすめる上では欠かせない。しかし、Excelの使い方やシートの作成にも人それぞれクセがある。 そのクセがメンバーの想定の範疇であればいいのだが、たまに…

索引集（～2022年） 昨年６月に引き続き、書き溜めた基礎講座の索引をアップしたい。このページをブラウザにブックマークしてもらうことで、簡単なOfficeマニュアルとして使えればと考えた。 以下にアプリごとのテーマにリンクを貼っておくので、活用してい…

ズーム Excelで表を作って作業をしていくと、データや項目の多さからどうしても表が大きくなってしまう。Excelのシート自体はタテ1,048,576 行、ヨコ16,384 列とふつうの使い方をしていれば、困ることはないのだが、イチイチスクロールしてお目当てのセルを…

Excelの便利な機能として、並べ替えがある。データベース機能を使って表のなかの任意の列をキーとして選び、そのキー列の内容を昇順、降順などに並べると同時に、行を１つのデータレコードとみなして、一緒に並べ替えてくれる。 blog.houkoku-doh.com この並…

アンケートのフリーコメントの集計や、Q&Aの一覧表など、文字列を表形式でまとめる場合には、Excelが使い勝手いい場合がある。 カテゴリ別に集計したり、日付でソートしたりと、Excelならではの機能をフルに使うことができる。 そのような使い方をする場合に…

どのパソコンのキーボードにもあるいちばん上部にならんでいる[F1]～[F12]と印字されているキー。この F ではじまるキーをファンクションキーと呼ぶ。 このキーはそのとき使っているアプリによってさまざまなショートカット機能が割り当てられている。 Windo…

Excelファイルを職場のメンバーなどと共有して使用する場合、禁じ手のひとつとして「誤って上書きをしない」というマナーが求められる。 Excelの基本作法としては、既存のファイルを流用して、あらたなファイルを作成する場合、ファイルを開いたらまずはじめ…

PPTでの資料作成時に欠かせないのが、表を提示しての説明である。やはり、数字に裏付けられた説明資料というのは、納得感が高まる。 店主はPPTでの表作成は、できばえの美しさから、PPTの表機能を使うことを基本としている。資料にしたときの見た目が、Excel…

数字や文字の規則性を自動で判定し、その規則性どおりにコピーをしてくれる「オートフィル機能」を使って入力作業を効率的に行っている読者も多いと思う。 しかし、他人が作ったシートを元に、加工や集計をしていると、このオートフィルがうまく機能しない場…

PCのモニターでExcelのシートを見ると、罫線はいっさい引かれていないのに、表全体に罫線が印刷されてしまうシートに遭遇したことはないだろうか。 枠線 これは、Excelの印刷機能のひとつで「枠線」と呼ばれるものだ。シート上のセルに値が入っている場合、A…

Excelで表をつくって画面におさまらないくらい縦長や横長になると、画面をスクロールしたときに、見出しがかくれてしまい、列や行がどんな項目だったのか、わからなくなってしまった経験はないだろうか。 最初のうちは、簡単な表なので、大きさもそれほどで…

Excelのもっとも便利なところは、数値を数式を入力するだけで、自動的に計算してくれるところである。表計算ソフトなのだからあたりまえなのだが、PCが登場するまでは、四則演算の表をつくるのも、定規と電卓は必須アイテムで、表の縦横を合わせるだけでもひ…

Excelにおける作表の基本は、データや数式などを入力してから、表の体裁を整えることだ。最初に表の体裁を整えてしまうと、データや文字を他の場所からコピーして単純に貼り付けてしまうと、セルの書式まで一緒にコピー元から貼り付けてしまうためだ。 しか…