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【いまさら訊けない】Office基礎講座

新入社員から企業TOPまで、使える使えないにかかわらず、触らないと仕事がまったく進まない Office のアプリケーションですが、なんとなく使っているだけで、きちんと基礎から勉強した方は、意外とすくないのではないでしょうか。 なにごとも「急がば回れ」といいますが、基礎をしっかりと理解したうえで実践したり、トレーニングをしていくのがスポーツや習いごとと同じように上達の近道です。 「いまさら訊けない」レベルの基礎を振り返ることで、毎日の仕事や作業の効率化をすすめて、空いた時間を健康で文化的な生活に振り向け、真に豊かな生活の実現を一緒に目指しましょう! ■更新日:毎週水曜日

Office基礎140【Outlook】あたらしいタスクをショートカットで作成したい

Outlookユーザーであれば、タスク管理機能を利用している読者も多いと思う。タスクは思いついたときにサッとメモできるよう、あたらしいタスクを立ち上げるショートカットキーをぜひ身に付けておこう。 [Ctrl]+[Shift]+[K]キー…あたらしいタスクの作成 先…

Office基礎139【Outlook】予定表をデフォルトで表示するショートカットを作成する

先日のBlogでは、Outlookの受信トレイフォルダとは別に予定表フォルダは別ウインドウで表示することで、アプリ選択のショートカットを利用して受信トレイと予定表を行き来することができると書いた。 blog.houkoku-doh.com その際、予定表フォルダを別ウイン…

Office基礎138【Outlook】定型文を簡単に入力する

顧客への受信確認メールや上司、メンバーへの内容共有など、定型文を入力してメールを送るというアクションは、メール処理のなかでも頻度が高い。 こんなときに便利なのが、定型文を登録しておいて、ショートカットキーでセットしてくれる「クイックパーツ機…

Office基礎137【Outlook】メール返信時のアクションを減らす

届いたメールを返信したり転送したりする場合、まず受信トレイにあるメールをクリックし開く。その上で返信や転送の操作をすると、さきに開いたメールそのものは残った上で、別ウィンドウで返信や転送メールが立ち上がる。 これを別ウィンドウで開くのではな…

Office基礎136【Outlook】予約内容を予定表に反映する

最近はさまざまな予約がネットで完結するようになった。飲食店はもちろん、新幹線や航空機、会議室やイベントなど、数えるとキリがない。 このように予約をした場合には、その内容をOutlookの予定表に書き込むことがほとんどである。そうすれば、予約確認の…

Office基礎135【Outlook】時短-予定表の確認

Officeを使っているユーザーであれば、メーラーにOutlookを使っている読者も多いと思う。このOutlook、実はメールだけに使っているのは実にもったいないほどの多くの機能を持っている。 メール以外の機能でもっとも使っているのは予定表だろう。企業全体でOf…

Office基礎134【Excel】重複データの削除

Excelでデータをリスト化して利用するのはとても便利である。しかし他人が作成したリストの中にはデータが重複している場合がある。 こんな場合に便利な機能がある。「重複の削除」だ。 この機能を使う前提条件は、リストがデータベース形式で作成されている…

Office基礎134【アプリ】ファイル名のつけ方

仕事におけるムダな作業のうち、結構な割合を占めるのがいわゆる「探し物」。以前はオフィスにおいて実際の紙の書類や資料を探すことをおもに指していたが、リモートワークがデフォルトになりつつある現在では、電子ファイルを探す時間も含まれるようになっ…

Office基礎133【Excel】シートの非表示

Excelファイルをメンバーと共有するにあたり、禁じ手の機能である「シートの非表示」。しかし、そういった認識がないメンバーや社外から共有されたファイルを取扱う場面も想定されるので、機能としては頭に入れておいた方がいい。 たとえば、データの入力規…

Office基礎132【Excel】CSVダウンロードの基本

Excelのセルに保持するデータは3種類。①数値、②文字列、③数式である。このうち数値のデータ保持の基本は、何人や何個といった単位を付けない(入力しない)ことである。 単位をつけて入力してしまうと、Excelはそのデータを数値ではなく、文字列として認識…

Office基礎131【Excel】英数字を半角に統一する

住所や年月日など、作成者によって全角を使ったり、半角を使ったりと統一性がないデータを使わなければならないケースは多い。 とくにこの時期、年賀状など住所データを使う機会も多く、全角と半角が混在したデータを目の前にしてモヤモヤしている読者も多い…

Office基礎130【Excel】リストを配布先ごとに改ページする

Excelでつくったリストを「配布先ごとに印刷して配りたい」というニーズは結構あると思う。 そんなとき便利な機能が、「小計」機能である。 以下のような名簿があるとする。これを「所属ごとのリストにして、所属長に配りたい」としよう。 まず、所属コード…

Office基礎129【Excel】作業中の上書き保存を習慣づける

最近のPCは以前とくらべて格段に性能が上がったため、あまり聞かれなくなったが、それでもアプリを使って作業をしていると突然画面に薄くもやが掛かったような状態になり「応答なし」の文字が。心が凍り付く瞬間だ。 自動保存機能があったとしても、その時点…

Office基礎128【Excel】セルに入力されている式をすばやく確認する

他人が作ったシートなどを活用するとき、計算式が入力されていると、その内容を確認してシートに組み込まれている計算ロジックを確認する必要に迫られることがある。自分が作ったシートでも、意図した計算結果にならない場合も同様である。 こんな場合に便利…

Office基礎127【Excel】折りたたんで表示された集計行だけをコピペしたい

Excelには行ごとに入力されているキー項目でソートして、同じキー項目ごとに集計行を挿入する機能がある。たとえば、人事データに入力されている年齢をキーにソートして、同じ年齢の人数を一発で集計できる機能である。 この集計の機能で挿入できる集計行は…

Office基礎126【Excel】セルの左上の三角形を消したい

Excelで表を作成して数式を入力し、簡単なタテヨコ計算をさせるような場合、式を入力したセルの左上の角に小さな三角形が表示されることがある。 これは、Excelが数式の法則性などを勘案し、「もしかすると式の入力間違えかもしれません」というワーニング(…

Office基礎125【Excel】ひとつ前の操作状態に戻す

Excelで作業をしていると、キー操作などを間違ってしまうことがよくある。そんなときには、このショートカットキーを覚えておくことで、キー操作の前の状態に戻すことが可能だ。 [Ctrl]+[z]…ひとつ前の操作状態に戻す ちなみにこのショートカットキー、繰り…

Office基礎124【Excel】貼り付けオプションを表示させない

Excelを効率的に使うために店主は「ダイアログボックス」を表示させて操作することをおススメしている。 一番お世話になっているのは「セルの書式設定」ダイアログボックスである。これらダイアログボックスを表示させる数種類のショートカットキーさえ覚え…

Office基礎123【Excel】印刷範囲の設定

他人に共有する際のマナー Excelのブックを他人に共有する場合、社内外を問わず印刷範囲を設定しておくクセをつけておきたい。最近は画面参照のみで済ませる人も多くなったが、とりあえず印刷して紙で見たい、という人も一定数いることを頭に入れておきたい…

Office基礎122【Excel】勝手にリンクが貼られてしまう

Excelにホームページのアドレスやメールアドレスを入力すると、勝手に文字が青色になり、アンダーライン付きとなる場合がある。 この青文字やアンダーラインがついた書式は、「ハイパーリンク」といい、それをクリックすると、インターネットのページに飛ん…

Office基礎121【Excel】勝手に予測変換されてしまう

Excelにはたくさんの機能がついていて、必要な人や場合には便利なことがある一方で、必要でない人には、意図しない動きをされてしまってイライラすることがある。 これらの機能については、理解している人にとってはコントロールできるので、気にならないの…

Office基礎120【PPT】パワポの表を他のアプリにコピペしたい

パワポの表機能は、Excelで作成した表を貼り付けるより、見た目がきれいで編集の自由度も高く、便利でよく使う機能のひとつである。 この機能を使って作成した表のデータを他のアプリで使おうと、コピペしようとしたが、うまく行かず断念した読者も多いので…

Office基礎119【Excel】特定の文字を一度に置き換えたい

資料づくりをしていると、会社や部署などによっては、単語のチョイスの仕方にうるさい場合がある。 たとえば、人事の領域でよくあるのが、「社員」と呼ぶか「従業員」とするかなどである。「給与」、「給料」、「報酬」などもある。 手分けして資料をつくっ…

Office基礎118【Excel】表の列幅もコピーしたい

Excelで表の体裁をきれいに整えた際、同じものをもうひとつ別の場所にコピーしたいとする。 単純な「貼り付け」を実行すると、値や数式、それから書式もすべて貼り付けてくれる。しかし、列の「幅」だけは貼り付けてくれない。 そんなときに便利なのが「形式…

Office基礎117【Excel】氏名の間にスペースを入れる

他人が作成したExcelのリストを流用して資料を作成するケースは多い。とくに人事系の業務では、社員に紐づいた属性情報が一覧になったデータベース形式のものは使い勝手がいい。 しかし、データの管理基準は会社や部署、担当者ごとにさまざまで、自分の使い…

Office基礎116【Excel】セルに付箋を貼る

Excelで表をつくるとき、またシミュレーションをしながら係数や計算式を設定していく場合など、後から表を見返したときに、なぜこの係数や計算式を設定したのか、思い出すのに苦労することは少なくない。 こんな場合に便利なのが「セルのコメント」機能だ。 …

Office基礎115【Excel】作成者名を削除する

Excelなど、マイクロソフトのアプリを使ってファイルを作成すると、自動的に作成者名など、個人情報が登録される。 外部へ作成したファイルを提出する際など、作成者自身の個人情報を出したくない場合には、これを削除したいケースもある。その手順を見て行…

Office基礎114【Excel】今日の日付を一発で入力する

日付入力 Excelで日付けを入力するのは、意外とキーのタイプが面倒である。年月日を全部表示させるには、最低でも日付の数字を4つタイプしなければいけない。 たとえば、2023年1月1日であれば、「23/1/1」というように、数字4つと「/」を2回、合計6回…

Office基礎113【Excel】日付に対応する曜日を表示したい

Excelは簡単なスケジュールや予定表を作成するのにも重宝する。そんな際に便利なのが、日付に対応する「曜日」を表示させる関数だ。 たとえば下表のように列Bに日付を入力する。 その日付の曜日をとなりの列Cに表示する関数は以下のとおりだ。 =TEXT(日付セ…

Office基礎112【Excel】条件付き書式で行に色を付ける

ExcelでTODOリストや進捗管理などを作成し、タスクを管理している読者も多いと思う。店主も会社員時代からよく使っていた。いまのようにクラウドのプロジェクト管理ツールやタスク管理をしてくれる使い勝手のいいスケジュールソフトがなかった当時はなおさら…