他人が作成したExcelのリストを流用して資料を作成するケースは多い。とくに人事系の業務では、社員に紐づいた属性情報が一覧になったデータベース形式のものは使い勝手がいい。 しかし、データの管理基準は会社や部署、担当者ごとにさまざまで、自分の使い…

Excelで表をつくるとき、またシミュレーションをしながら係数や計算式を設定していく場合など、後から表を見返したときに、なぜこの係数や計算式を設定したのか、思い出すのに苦労することは少なくない。 こんな場合に便利なのが「セルのコメント」機能だ。 …

Excelなど、マイクロソフトのアプリを使ってファイルを作成すると、自動的に作成者名など、個人情報が登録される。 外部へ作成したファイルを提出する際など、作成者自身の個人情報を出したくない場合には、これを削除したいケースもある。その手順を見て行…

日付入力 Excelで日付けを入力するのは、意外とキーのタイプが面倒である。年月日を全部表示させるには、最低でも日付の数字を４つタイプしなければいけない。 たとえば、2023年１月１日であれば、「23/1/1」というように、数字４つと「/」を２回、合計６回…

Excelは簡単なスケジュールや予定表を作成するのにも重宝する。そんな際に便利なのが、日付に対応する「曜日」を表示させる関数だ。 たとえば下表のように列Bに日付を入力する。 その日付の曜日をとなりの列Cに表示する関数は以下のとおりだ。 =TEXT(日付セ…

ExcelでTODOリストや進捗管理などを作成し、タスクを管理している読者も多いと思う。店主も会社員時代からよく使っていた。いまのようにクラウドのプロジェクト管理ツールやタスク管理をしてくれる使い勝手のいいスケジュールソフトがなかった当時はなおさら…

単位の話 Excelの使い方でまずはじめに思い浮かぶのは、表の作成である。PCが世の中に出回る相当以前から、事務仕事といえば、数値の集計とその結果表現である表作成を指したといっても過言ではない。 店主の新入社員時代、先輩社員の昔話によく出てきたのは…

先週は、OSとアプリ、CPUをそれぞれ、作業をするデスク、その上に広げている書類の種類、そして作業をするみなさん自身と例えて説明した。 それでは、３文字の拡張子がついている「ファイル」というものは、いったいどのようなものか、今週は考えて行きたい…

毎日PCのアプリケーションをあたり前に使っている読者でも、PC初心者に基本的なことを教えようとすると、説明に困るような初歩の初歩がある。今回はそのような場面で役に立つウィンドウズOSの基本について、見て行きたい。 パソコンとは簡単にいうと、この機…

既存のブックを流用したり、新規ブックを作成したときには、「名前を付けて保存」を選択して、ブック保存先を指定し、あたらしいブック名をつけて保存する。 操作のステップは、「ファイル」タブ－「名前を付けて保存」を選択し、「参照」を選択すると「名前…

書類を文字データ化する場合、スキャナとAcrobat DCアプリがあれば、スキャンして簡単にPDFファイルからWord文書上へ文字データにすることが可能だ。 しかし外出先などでスキャナがない環境で、書類を文字データ化できず困った経験をお持ちの読者も多いので…

先週の「ブック間の参照はしない」に関連して、初心者がよくおちいりがちなミスについて、取り上げておきたい。 ブック間のデータ参照方法 先週のBlogで「ブック間の参照はしない」を基本原則にすると書いたが、その場合、参照元ブックへ参照先ブックの情報…

Excelでは、入力フィールドを「シート」と呼び、単独もしくは複数のシートの集まりを「ブック」と呼んでいる。Excelを起動してブックを開く、もしくはエクスプローラーからExcelのアイコンをクリックすると、ブックが開かれる。 シートとブックの使い分けだ…

このBlogでもあまり取り上げられていないワープロアプリ「Word」。かなり高度な文書作成機能が盛り込まれているのだが、その分使い方が他のOfficeアプリにくらべて直感的ではないため、使い慣れていない読者には、ハードルが高いイメージがある。 しかし、盛…

先週は文字列を入力しているセルを編集モードにした際に、文字列の先頭や後尾にジャンプする機能について見てきた。 blog.houkoku-doh.com 今週は、似たような状況で「文字列がセルの中で改行されている」場合に、どのような操作をすると文字列の先頭や後尾…

Excelは、作表計算ソフトであり、基本的には表を作成し、数値を入力して計算をさせ、表を完成させるのが一般的な使い方だ。 しかし、表のなかに数値ではなく文字列を入力し、マトリクスの表としてまとめる場合にも重宝する。そのほかのアプリとの比較でいえ…

先週まで２週間、PPTの小技を続けて紹介したが、今週はこの２つの機能の合わせ技のような機能を見て行きたい。 標準表示モードなどで編集などをしながら、スライドショーにして資料を確認していく作業も多いと思う。そんなときに役立つのが、「現在のページ…

Office講座もおかげさまで今日で100回目を迎えることができた。Cafe HOUKOKU-DOHの記事のなかではいちばん人気なので、今後もみなさんの期待に応える内容にしていきたい。 さて、先週のシフトキー１つでスライドショーを開始するワザに加え、パワポで資料を…

パワーポイントの資料を画面やスクリーンで見せてプレゼンを行う場合、「スライドショー」にして、画面いっぱいに資料を写す。 パワーポイントを立ち上げるとデフォルトでは標準表示モードで表示される。この標準表示モードからスライドショーをスタートする…

「＠」（アットマーク）の使いかたとして現在もっとも多いのは、メールアドレスだろう。「〜＠houkoku-doh.com」といったように「＠」をはさんで前方にユーザー名、後方にインターネット上の住所ともいえるドメインを配置する。 もともとは、中世の修道士が…

Excelには任意の列を選んで非表示にする機能がある。店主的には初心者には作成者の意図が伝わりにくく、思わぬミスを引き起こすのでおススメしていないのだが、受取ったブックに非表示の列や行を見つけたら、まずはすべて表示して内容を確認することをおスス…

さまざまなExcelのブックやシートに点在しているデータをブック間をまたいで結合させて、活用するのに重宝するのが「VLOOKUP関数」だ。データ処理を行う作業では、なくてはならない関数であり、Excel初心者時代に先輩から使い方を指導された読者も多いはずで…

Excelで作成した表を印刷する場合、表のタイトルや作成年月日、作成者などもあわせて表示することになるのだが、これら表を紙面で提示する際に必要な項目について、貴重なシートを消費することなく作成できる方法がある。 ヘッダーを活用する方法だ。ヘッダ…

Officeではないが、読者のみなさんがよく使うであろう、Adobe Acrobat について、今日は便利な使い方をご紹介したい。 さまざまな紙の資料や文書を電子化するとにき利用するのが、複合機やプリンターのスキャナ機能である。最近はコロナのせいもあり、紙を極…

Excelのデフォルト仕様では、先頭にある「0」は、表示されない。たとえば、整数の85という数字があった場合、仮に0085と入力しても、先頭の00は表示されず、85と表示される。 通常の数値を扱う場合には、このデフォルトの仕様がいちばん効率がいいので、こう…

先週に引き続き、データベース機能を使ってシミュレーションを行う場合の便利な使い方を紹介する。 店主の使っている12.1インチノートでは、Excelのシートはズーム100%で27行、75%でも35行、リボンを非表示にしても44行である。要するにそれ以上のデータレコ…

Excelのデータベース機能を使って、大量のデータレコードをあつかい、シミュレーションを行うことがある。人事屋さんでいえば、従業員の人事データや給与データをシステムからCSVファイルでダウンロードし、さまざまな条件を設定し、結果を見てみるといった…

ExcelやWordで調子よくタイピングをしていて突然、任意の場所に文字を挿入しようとカーソルを移動してタイプすると、文字が挿入されず、上書きされてしまうという経験をした読者はいないだろうか。 ExcelやWordでは、通常文字入力のモードは「挿入モード」に…

職場のほかのメンバーがつくったExcelファイルを共有したり、流用したりということは、仕事を効率的にすすめる上では欠かせない。しかし、Excelの使い方やシートの作成にも人それぞれクセがある。 そのクセがメンバーの想定の範疇であればいいのだが、たまに…

索引集（～2022年） 昨年６月に引き続き、書き溜めた基礎講座の索引をアップしたい。このページをブラウザにブックマークしてもらうことで、簡単なOfficeマニュアルとして使えればと考えた。 以下にアプリごとのテーマにリンクを貼っておくので、活用してい…