資料の枚数 さて、上司と資料の「目的・結論・ストーリー」をにぎったら、つぎに考えること、それは資料の枚数である。あたり前のことだが、仕事にはいろいろと制約条件がつきものだ。資料を使う場面である会議での説明時間というのが、資料づくりにおける最…

資料づくりの効率化 担当する業務が定常業務のみのレベルからステップアップしていくときに、あらたにあらわれるのが、資料づくりである。担当する業務でなにか加価値をつくり出していく場合、アイデアや考えを周囲に伝えて同意をえる必要がある。 そのため…

PPTはプレゼンテーション用のアプリである。プレゼンテーションの意味を調べてみると、 企画案の提示、説明。広告用語では一般に、広告会社が新たな広告取扱いを獲得するため、広告主に対し、特定広告キャンペーンの企画を提案することをいう。これは、広告…

資料作成に必要なこと 資料というものは、わたしたちが他者になにごとかを伝えるために説明をするわけだが、その説明を口頭のみでするよりも、より説明内容の理解を促進するために存在する。 最近のビジネスシーンでは、Web会議システムとの相性もいいことか…

わかっているようで意外と知らないフォントについて、今週は見ていきたいとおもう。 大分類 フォントは大きく分けると「セリフ体」と「サンセリフ体」という２つのグループに大別できる。 セリフ体とは、文字の端に「セリフ」と呼ばれる飾りがついている。一…

PPTの長所として、テキストボックスやオブジェクトを直感的にマウスでドラックして描いたり、配置する場所を決めたりすることができる。パラメータの設定方法など、面倒な操作を覚える必要がない。これは、このソフトがこれだけ使われている理由のひとつとい…

タブの活用 テキストボックスやオブジェクト（以下テキストボックスと表記）内で文字列を整えるとき、重宝するのが「タブ」である。同一行にある文字列と文字列の間に空間を設けたいとき、スペースを使用したくなるが、行によってスペースだけでは、文字のは…

先週の箇条書きに続いて、今週は「箇条書きのインテント」について、見ていくことにしたい。 まず、箇条書きではないふつうの文章のインテントについておさらいする。テキストボックスやオブジェクトを選択すると、ルーラーにインテントを調整する「ツマミ」…

新入社員研修などでビジネス文書を習う際には、「基本は要点のみを簡潔、明瞭に。箇条書きで」などとたたき込まれる。今週はまさに資料づくりで多用する「箇条書き」機能についてみていきたい。 箇条書き機能の基本 箇条書きはビジネス文書の基本の割に、ア…

インテント インデントとは、「文章の行頭に空白を挿入して先頭の文字を右に押しやること。また、そのために左端に挿入された空白や、テキストエディタやワープロソフトの持つ字下げ機能」のことである。単純な作文であれば改行後の書き出しは１字下げるとい…

禁則処理 日本語の印刷において、１文字単位を機械的に割り付けすると１行のはじめや終わりにきてしまう文字を、調整してその場所に配置しないよう調整することを「禁則処理」という。 最新版のアプリでは、デフォルトで設定されているので、気にしたことも…

行間とは WORDならいざ知らず、PPTのテキストボックスや図形などのオブジェクトにおいて、そのなかに書き込むテキストの行間などを設定する読者は稀だと思う。しかし、資料における文字は、読んでもらってなんぼなので、読みやすくあるべきである。 PPTにお…

今週からタイトルの形式を変更することにした。Office基礎講座の目的の一つとして、「この機能どうやって使うんだったけ？」というときに、辞書的に使って欲しいというものがある。これまでのタイトルのつけ方では、タイトルだけで内容がわからないので、タ…

オブジェクトの選択と表示 パワーポイントで図形や線、テキストボックスなどをたくさん使って、視覚的に理解を深めようと資料を作成することがある。そんなとき、オブジェクト同士が重なってしまい、下に潜り込んだオブジェクトを「選択」できず、こまった経…

先週は、マスターでプレースホルダーとして使用するものの選択を設定した。引き続き定義をすすめたい。 スライドマスターの定義手順を振り返る。 まず、スライドのサイズを決める スライドマスターのマスターで、テーマのフォント、テーマの色を設定 同じく…

テーマのフォント、色の設定 先週は、テーマのフォント、色を設定した。引き続き定義をすすめたい。 スライドマスターの定義手順を振り返る。 まず、スライドのサイズを決める スライドマスターのマスターで、テーマのフォント、テーマの色を設定 同じくマス…

テーマのフォント、色の設定 先週は、スライドのサイズを決めた。引き続き定義をすすめたい。 スライドマスターの定義手順を振り返る。 まず、スライドのサイズを決める スライドマスターのマスターで、テーマのフォント、テーマの色を設定 同じくマスターで…

スライドマスターの作成 今週は、実際にスライドマスターをつくってみることにしたい。まず、PPTのアプリを立ち上げる。そうすると、タイトルスライドが１枚あらわれる。スライドマスターを使わなければ、このタイトルスライドを表紙にして、このスライド以…

スライドマスターの構造 今週は「スライドマスター」の構造についてみていきたい。これだけ重要な機能にもかかわらず、この機能へのアクセスは、直感的にはわかりにくい。この設定からも基本的で重要な機能ではあるものの、知らなくてもできてしまうというイ…

パワーポイントの解説を３回ほど続けてきたが、やはり「基礎講座」を自称する当Blogとしては、虫食い穴のように読者が気になるであろう機能をピンポイントで取り上げるのではなく、しっかりと基礎を理解して応用できるスキルを身につけられるようなテーマを…

白黒印刷すると枠線が印刷される パワーポイントで資料を白黒で作成したときに、テキストボックスや図形の消したはずの枠線が印刷されてしまう経験をした読者はいないだろうか。これはグレースケールという機能が関係している。 アプリの画面に表示されるス…

カラーパレット パワーポイントで他のメンバーが作ったファイルを借用すると、使いずらいときが往々としてある。先週紹介した、テキストボックスや図形のデフォルト書式が自分のものと違っていて、図形を描くたびにいちいち書式を設定させられる。 図形を描…

テキストボックス・図形の初期設定 Excelは事務で使うかぎり、基礎と呼べるものはほぼ網羅したと考えている。Wordは文章作成を生業としなければ、インテントさえ覚えておけばいい。そうなると次のターゲットはパワーポイントである。 このプレゼンテーション…

Excelの使い方はさまざまであり、それでこそ汎用性の高いアプリといえる。ワープロ機能のみでメモ代わりに使っている人から、データベース機能を駆使して、かなり高度なデータ分析をしたり、はたまたマクロを使って、定型的なオペレーションを自動化してりと…

先週突然、Wordの基本にジャンプしたが、今週はまたもやExcelに戻って基本を忠実に確認していくことにしよう。 端数処理 計算シートや計算台帳などをExcelで作成し、定型的な計算処理を繰り返し処理をしたり、一点モノで作表して計算させて、集計したりとい…

さて、Excelもだいたいの初歩的部分は見たので、すこしWordについて触れておきたいと思う。WordはOfficeアプリのなかでも使いこなしているユーザーが少ない気がしている。それは機能が高度であり、設定に関して操作が（ほかのOfficeアプリにくらべて）直感的…

先週ショートカットキーの話題で、Excelの話からWindowsキーを使ったショートカットキーによるアプリの切り替えや、デスクトップ上での画面コントロールに触れた。ついでなので、もう少々お付き合い願いたい。 会議室でプロジェクターを使った打合せや昨年か…

さて、３回目となる今週は、Excel以外のアプリ間を行き来するWindowsのショートカットキーも見て行くことにする。このショートカットキーはアプリのそれよりもオペレーションが格段に速くなると評判である。ポイントはズバリ「ウィンドウズキー」である。 ■…

さて、先週確認した４つのショートカットキーは１週間かけて体で覚えることはできただろうか？今週も引き続き、使用頻度が高く、だれでも知っている（と思われる）基本を見ていきたい。 ■元に戻す：[Ctrl]+[z] 意外と使う頻度は高いが、ショートカットキーと…

先週は、Excelのショートカットキーの覚え方について、はじめの一歩的なくらい基本に忠実な内容を確認した。今週はそれに引き続き、使用頻度が高くかつ、効果が大きいものを、重点指向で見ていきたいと思う。 タイトルにお気づきの読者も多いと思うが、ショ…