白黒印刷すると枠線が印刷される パワーポイントで資料を白黒で作成したときに、テキストボックスや図形の消したはずの枠線が印刷されてしまう経験をした読者はいないだろうか。これはグレースケールという機能が関係している。 アプリの画面に表示されるス…

カラーパレット パワーポイントで他のメンバーが作ったファイルを借用すると、使いずらいときが往々としてある。先週紹介した、テキストボックスや図形のデフォルト書式が自分のものと違っていて、図形を描くたびにいちいち書式を設定させられる。 図形を描…

テキストボックス・図形の初期設定 Excelは事務で使うかぎり、基礎と呼べるものはほぼ網羅したと考えている。Wordは文章作成を生業としなければ、インテントさえ覚えておけばいい。そうなると次のターゲットはパワーポイントである。 このプレゼンテーション…

Excelの使い方はさまざまであり、それでこそ汎用性の高いアプリといえる。ワープロ機能のみでメモ代わりに使っている人から、データベース機能を駆使して、かなり高度なデータ分析をしたり、はたまたマクロを使って、定型的なオペレーションを自動化してりと…

先週突然、Wordの基本にジャンプしたが、今週はまたもやExcelに戻って基本を忠実に確認していくことにしよう。 端数処理 計算シートや計算台帳などをExcelで作成し、定型的な計算処理を繰り返し処理をしたり、一点モノで作表して計算させて、集計したりとい…

さて、Excelもだいたいの初歩的部分は見たので、すこしWordについて触れておきたいと思う。WordはOfficeアプリのなかでも使いこなしているユーザーが少ない気がしている。それは機能が高度であり、設定に関して操作が（ほかのOfficeアプリにくらべて）直感的…

先週ショートカットキーの話題で、Excelの話からWindowsキーを使ったショートカットキーによるアプリの切り替えや、デスクトップ上での画面コントロールに触れた。ついでなので、もう少々お付き合い願いたい。 会議室でプロジェクターを使った打合せや昨年か…

さて、３回目となる今週は、Excel以外のアプリ間を行き来するWindowsのショートカットキーも見て行くことにする。このショートカットキーはアプリのそれよりもオペレーションが格段に速くなると評判である。ポイントはズバリ「ウィンドウズキー」である。 ■…

さて、先週確認した４つのショートカットキーは１週間かけて体で覚えることはできただろうか？今週も引き続き、使用頻度が高く、だれでも知っている（と思われる）基本を見ていきたい。 ■元に戻す：[Ctrl]+[z] 意外と使う頻度は高いが、ショートカットキーと…

先週は、Excelのショートカットキーの覚え方について、はじめの一歩的なくらい基本に忠実な内容を確認した。今週はそれに引き続き、使用頻度が高くかつ、効果が大きいものを、重点指向で見ていきたいと思う。 タイトルにお気づきの読者も多いと思うが、ショ…

さまざまなWebページや書籍で紹介されているショートカットキーであるが、当店ではここでも基本に忠実にみていきたいと思う。 いまさらではあるが、ショートカットキーについて整理してみる。ショートカットキーは、アプリにおける「タブ」を選択し、「コマ…

定年退職日のつぎに頻度が高い期間計算は、勤続年数である。今週は勤続期間の計算について、見ていきたい。 勤続年数 特定する２つの日付の計算は、No.17でDATEDIF関数を用いた方法を紹介した。今週はその応用編である。勤続年数は、年休の付与日数や退職金…

No.17でDATEDIF関数を使った年令計算を確認した。今週はその続編として、人事屋さんの使用頻度の高い年月計算について見ていきたい。 blog.houkoku-doh.com 定年退職日は、わが国ではまだまだ一般的に設定されていて、たとえば定年退職の予定者をピックアッ…

人事に必須の分析ツール 人事の分野で社員に対するさまざまな分析をするのに必須のツールといえば、データベースの表からドラッグだけでクロス集計をしてくれる「ピボットテーブル」である。この機能があるだけで、人事メンバーはExcelをインストールする価…

表示形式 Excelを使いこなすうえで、重要なのだけれども意外とよく知られていない機能のひとつに「表示形式」がある。Excelは、セルに保持している値や計算結果を指定した形式に変換して表示することができる。シリアル値という1900年１月1日を1として年月表…

入社以来人事を担当してきて、Excelの登場が店主の仕事を劇的に変えた２つの機能がある。年令計算と台帳照合機能だ。年令計算はそのものずばり生年月日から年令を計算してくれるものだが、台帳照合とはいわゆるVLOOKUP関数である。VLOOKUP関数については、別…

先週に引き続き、お作法の話を続少々。Excelの作法として、そのファイルを共有するであろう人々のことも考えてみたい。 アクティブセルをA1にして保存 いまは昔ほど見かけなくなったが、20年前くらいにPCとオフィスのアプリが職場に登場して間もないころには…

これまで初歩の初歩ともいえるExcelの基本的な仕組み、機能、操作方法をあらためて確認してきた。今週はそれら機能とともに、身につけておきたい「ミスを防ぐ基本作法」について確認したい。 最新版管理 資料を作成していくと、修正が何度も入ることはわれわ…

データベース機能について説明したので、あわせてCSVファイルの基本的な取扱いについても触れておきたいと思う。 CSVファイルとは comma-separated values（略称：CSV）は、テキストデータをいくつかのフィールド（項目）に分け、区切り文字であるカンマ「,…

先週はデータベース機能の発展形として、データベース機能を使用した表の便利な印刷機能について説明した。せっかくなので、今週も印刷機能の基本を確認していきたい。 改ページ Excelというアプリは本当によくできていて、初心者でも見よう見まねで使えてし…

先週、Excelのデータベース機能について、基礎的な内容を紹介した。今週はそれに続き、Excelをデータベースとして使う際に、覚えておくと便利な機能についてみていきたい。 データベースの印刷 レコード数の多いデータベースは、印刷するとたいへんなことに…

データベース機能 ここまでExcelについての基礎のうち、毎日使う読者に向けて、基本中の基本事項について、確認をしてきた。 今日は、Excelの数ある機能のうち、人事屋さんがもっとも高い頻度で使うであろうデータベース機能について確認していきたい。 店主…

先週は式のコピーに関連して、セルの相対参照と絶対参照について説明した。これは、Excelを使いこなすにあたって避けては通れない知識なので、ぜひ覚えて欲しい。 さて今週は式のコピー２ということで、通常のコピーではないちょっと裏ワザ的なコピーのやり…

先週は式の入力というもっとも初歩的な内容について、あえておさらいをした。今週はそれに引き続き、式のコピーについて振り返りたい。 相対参照と絶対参照 これまでの８回とくらべ、突然難解な用語が出てきたとおどろかれる読者もいるかもしれない。しかし…

データの入力、コピーときたので、次は式の入力である。それにしてもアプリケーションソフトというものは、よくできている。マニュアルの存在を前提とせず、直感的にだれでも操作できて、目的を達成するように作られれており、ここらへんの設計思想はわれわ…

オートフィル 今週はコピーの応用編ともいうべきオートフィル機能について、基本を押さえておこう。 オートフィルとは、データ入力済みのアクティブセルの右下角にマウスのポインタを合わせることで、ポインタが「フィルハンドル」という黒の十字になったと…

先週までは、データの入力について確認してきた。今週は入力に次いで使う頻度も高く、便利な機能である「コピー」について確認していきたい。 「コピー」でコピーされるもの １つのセルにある数値をコピーして、別のセルに貼り付ける場合、何通りかのやり方…

先週はデータ入力にあたって、「数値と文字列」の違いを紹介した。今週は、引き続きデータ入力（編集）の基本を確認していくこととしよう。 同じ値を複数セルに一度に入力 同じ値を複数のセルに入力するのに、１つのセルに値を入力し、それをコピーしても可…

数値と文字列 Excelであつかうデータを大別すると、数値と文字列にわけられる。 「数値」…デフォルトは右揃えで表示・計算対象となる 「文字列」…デフォルトは左揃えで表示・計算対象にならない 0から9の数字のみをセルに入力して[Enter]キーを押すと、自動…

前回に引き続き、範囲選択についておさらいしていく。 Excelで連続したセルを選択するときに有効なのが、[Shift]であった。しかし正直これは知らなくても、マウスのドラッグで同じ機能を使うことができる。 一方、セルを飛び地で選択する場合には、[Ctrl]を…