Excelのデータベース機能を使って、大量のデータレコードをあつかい、シミュレーションを行うことがある。人事屋さんでいえば、従業員の人事データや給与データをシステムからCSVファイルでダウンロードし、さまざまな条件を設定し、結果を見てみるといった…

ExcelやWordで調子よくタイピングをしていて突然、任意の場所に文字を挿入しようとカーソルを移動してタイプすると、文字が挿入されず、上書きされてしまうという経験をした読者はいないだろうか。 ExcelやWordでは、通常文字入力のモードは「挿入モード」に…

職場のほかのメンバーがつくったExcelファイルを共有したり、流用したりということは、仕事を効率的にすすめる上では欠かせない。しかし、Excelの使い方やシートの作成にも人それぞれクセがある。 そのクセがメンバーの想定の範疇であればいいのだが、たまに…

索引集（～2022年） 昨年６月に引き続き、書き溜めた基礎講座の索引をアップしたい。このページをブラウザにブックマークしてもらうことで、簡単なOfficeマニュアルとして使えればと考えた。 以下にアプリごとのテーマにリンクを貼っておくので、活用してい…

ズーム Excelで表を作って作業をしていくと、データや項目の多さからどうしても表が大きくなってしまう。Excelのシート自体はタテ1,048,576 行、ヨコ16,384 列とふつうの使い方をしていれば、困ることはないのだが、イチイチスクロールしてお目当てのセルを…

Excelの便利な機能として、並べ替えがある。データベース機能を使って表のなかの任意の列をキーとして選び、そのキー列の内容を昇順、降順などに並べると同時に、行を１つのデータレコードとみなして、一緒に並べ替えてくれる。 blog.houkoku-doh.com この並…

アンケートのフリーコメントの集計や、Q&Aの一覧表など、文字列を表形式でまとめる場合には、Excelが使い勝手いい場合がある。 カテゴリ別に集計したり、日付でソートしたりと、Excelならではの機能をフルに使うことができる。 そのような使い方をする場合に…

どのパソコンのキーボードにもあるいちばん上部にならんでいる[F1]～[F12]と印字されているキー。この F ではじまるキーをファンクションキーと呼ぶ。 このキーはそのとき使っているアプリによってさまざまなショートカット機能が割り当てられている。 Windo…

Excelファイルを職場のメンバーなどと共有して使用する場合、禁じ手のひとつとして「誤って上書きをしない」というマナーが求められる。 Excelの基本作法としては、既存のファイルを流用して、あらたなファイルを作成する場合、ファイルを開いたらまずはじめ…

PPTでの資料作成時に欠かせないのが、表を提示しての説明である。やはり、数字に裏付けられた説明資料というのは、納得感が高まる。 店主はPPTでの表作成は、できばえの美しさから、PPTの表機能を使うことを基本としている。資料にしたときの見た目が、Excel…

数字や文字の規則性を自動で判定し、その規則性どおりにコピーをしてくれる「オートフィル機能」を使って入力作業を効率的に行っている読者も多いと思う。 しかし、他人が作ったシートを元に、加工や集計をしていると、このオートフィルがうまく機能しない場…

PCのモニターでExcelのシートを見ると、罫線はいっさい引かれていないのに、表全体に罫線が印刷されてしまうシートに遭遇したことはないだろうか。 枠線 これは、Excelの印刷機能のひとつで「枠線」と呼ばれるものだ。シート上のセルに値が入っている場合、A…

Excelで表をつくって画面におさまらないくらい縦長や横長になると、画面をスクロールしたときに、見出しがかくれてしまい、列や行がどんな項目だったのか、わからなくなってしまった経験はないだろうか。 最初のうちは、簡単な表なので、大きさもそれほどで…

Excelのもっとも便利なところは、数値を数式を入力するだけで、自動的に計算してくれるところである。表計算ソフトなのだからあたりまえなのだが、PCが登場するまでは、四則演算の表をつくるのも、定規と電卓は必須アイテムで、表の縦横を合わせるだけでもひ…

Excelにおける作表の基本は、データや数式などを入力してから、表の体裁を整えることだ。最初に表の体裁を整えてしまうと、データや文字を他の場所からコピーして単純に貼り付けてしまうと、セルの書式まで一緒にコピー元から貼り付けてしまうためだ。 しか…

Excelのセルには、作業がしやすいようにうすく枠線が表示されている。この枠線だが、シート全体を入力フォーマットに使う場合など、見た目をスッキリさせるために、全体を消去することができる。 手順は「表示」タブ－「表示」グループ－「目盛線」チェック…

Excelを使って、品番などを入力しようとすると、先頭に付いている「0」が表示されず、桁数が少なくなってしまうことがある。 数値であれば、値がない桁数を表示しないのは正解なのだが、品番などの場合には、定義されている桁に値がない場合でも「0」という…

Excelのデータベース機能は、大量のデータを処理するときにとても便利だ。この機能がExcelで全世界に広まったおかげで、データの処理や分析といったオペレーションが、机の上で、自分自身でできるようになったのだ。 blog.houkoku-doh.com しかし、このデー…

Excelを使いこなすようになってくると、シミュレーションなどで、桁数の大きな数字をあつかう場面も多くなってくる。 そんなとき、数字を入力したり、コピーしてきて貼り付けると、突然「4.5819E＋11」のように、数字が「E+」と表示されてしまうことがある。…

Excelは、あらかじめ数式を入力しておくことで、瞬時に計算をしてくれる便利なアプリである。数式は計算結果を表示させたいセルに「=」からはじまる計算式を入力するだけというとても簡単な方法だ。 しかし、計算させる表が大きくなり、設定しておく計算式も…

Excelの基本は、操作したいセルを選択することからはじまる。これを「アクティブセルにする」という。 アクティブセルにするには、マウスでクリックする方法と、矢印キーでアクティブセルを上下左右に移動させる２つの方法がある。 画面のスクロールが必要な…

さて今週からのOffice基礎講座は、思いもよらぬ操作により、Excelが意図しないような状況になってしまい、元に戻らないといった誰もが経験する「困った」ときの解決法を毎週１つずつ紹介していく。 ある程度ストックができたところで、索引もつくっていくの…

みんなが見ている（というか、意識がつぎのアクションに集中している）Zoomのオペレーションというのは、とても緊張するものである。 操作がわからずモタモタしているときの無言のプレッシャーは、相当なものがある。参加者の人数が増えたり、職位があがって…

さて、Zoomでミーティングをしていて、ミュートのON・OFF以上にスムーズな操作を要求されるのが、画面の共有である。 発表者であったり、議論がすすんでいったときに、その内容を補強するための資料を提示するような場面である。ミーティングの参加者が共有…

前回に引き続き、Zoomのミーティングや研修などには欠かせない便利な機能を見ていきたい。 大人数でのミーティングやセミナーなどにもZoomは大活躍である。無料プランやProでも100名まで同時に参加ができる。 しかし、参加人数が多くなってくるといろいろと…

先週に引き続き、リモートワークには欠かせない Zoom の便利な機能について、見ていきたい。 ZoomのWebミーティングをスタートさせると、ほかに参加者が入室していない場合、自身のWebカメラから映し出される映像、つまり自分の顔が映し出される。 このメイ…

先週までの Chrome における「脱マウス」に続き、今週からはWebミーティングでよく使われるアプリである Zoom で使用頻度が高く、便利なショートカットキーや操作を見ていくことにしたい。 ミュートのON・OFF Zoomでのミーティングでは、発表者が一方通行で…

先週はページ内検索のショートカットキーを紹介したが、そのショートカットキーをさらに有効に使いこなす機能があるのだ。先週のショートカットキーとセットで使うと効率がさらにアップする。 ページ内検索をすると、画面右上のボックスに検索結果の件数と上…

ページ内検索 デジタル化の大きなメリットのひとつに、検索機能がある。検索ワードを入力するだけで、膨大なテキストデータのなかから瞬時に該当するテキスト部分を探しだし表示してくれる。 ブラウザーにも当然この機能は搭載されている。長文のネット記事…

ショートカットキー 索引 先週に引き続き、これまで毎週つづってきたOffice講座における、ショートカットキーの索引をまとめ、読者のみなさんに活用してもらうようにしたい。 はじめに一覧表形式でショートカットキーを紹介し、さらに詳細に解説している週の…