電子請求書
今月から請求書を電子化することにした。お世話になっている税理士に相談すると、会計システムとの連携までは考慮する必要はないが、同じ企業のクラウドシステムが使い勝手がいいと紹介された。
さっそく使ってみると、見積書－納品書－請求書と連携するし、クライアント企業を１回マスター登録すれば済むし、反復定型の請求書は自動作成してくれる。
利用料金は１ヶ月15通まで年間８千円で初年度は無料。郵送にも対応していて、１通160円である。わずか月４～５通の請求書ではあるものの、もっと早く使いはじめればよかった。
仙台でのリモートワーク
きっかけは、夏から仙台の実家を往復してのリモートワークである。父親が体調を崩したので、隔週で仙台の実家で仕事をしてきた。
クライアント企業との打合せは、元々リモートOKだったので、対応はスムーズであったが、ネックは請求書であった。Excelで作成、プリントアウトしたものに社印を押し、封筒に宛先ラベルを貼って、差出人にはゴム印を押して特定記録郵便で送っていた。
仙台でのリモートワークは、あらかじめ予定がわかっいたのだが、ある月には印鑑箱を持っていくのをうっかり忘れ、宅配便で１千円近くかけて送ってもらったこともあった。
ペーパーレス
やはりこれは当社もペーパーレスに舵を切らなければ！と一念発起して考えてみた。現状クライアントや協力会社とのやり取りで紙媒体を使っているのは、請求書と通帳の写しであった。通帳については、先週ここに書いた。
そもそも事業をスタートするにあたり、昨今の働き方やクライアント企業との関わり方の変化を踏まえて、当面は対面でも対応できるように横浜で仕事をするものの、リモートでのコンサルティングのノウハウやネットワークをある程度構築したら自宅のある仙台で仕事を続けていこうという思惑であった。
それにはやはり、ペーパーレスを率先して実践していくことが必要だとあらためて考えさせられたのであった。
クラウドシステム
わずか数通の請求書ではあるものの、どうにも面倒だし、郵送費用も254円×４通＝1,016円とバカにならない。将来の売上拡大？を見通しても、クライアント企業が増えれば増えるほど効果が見込まれるのだ。
さっそくクライアント企業に打診すると、反応は良好で１社などは「よくぞやってくれました！」という反応。もう１社もリモートワークを基本にしてオフィスレイアウトのフリーアドレス化を検討しているので、すぐにOKということであった。１社のみ経理部門の準備をすすめている最中とのことで、切り替えをひと月ほど後ろ倒ししてほしいとのことであった。
今回の導入では、１人会社なので自身の意思決定だけで済んだ。業務フローに与える影響もないに等しい。しかし、ある程度の企業規模になってくると、業務に使用しているシステムやフローに影響してくるので、調整が必要になってくるであろう。
ペーパーレスや印鑑廃止、電子化などは、規模の小さい企業からすすんでいくことが、容易に想定できる。
今後の展開
ネットバンキングの導入と請求書の電子化を終えて、フルリモートを想定した場合の必要な対応を洗い出してみた。
- 契約書
- 電子書籍
当面、この２つであろう。契約書は当社主体で推進はできるものの、おそらくクライアント企業が電子契約書のシステムを持っていた場合、そのシステムにあわせてほしいとのリクエストをいただきそうなので、もう少しようすを見ることにしたい。
一方で早急に対応していきたいのが、参考書の電子書籍化である。店主は昭和の人なので、書籍は紙がやはり使い勝手がよく、基本紙で購入している。しかし、スーツケースいっぱいに参考書を詰め込んで往復している自身の姿を見て、これじゃないと思うようになってきた。
また、クライアントへ出向いたときや、自宅オフィス以外での仕事のときなどやはり電子書籍の方が、その場ですぐに調べられる。検索性にも優れるし、電子書籍以外はあり得ないという感じである。
しかし、人事系の参考書を調べてみると、意外に電子書籍に対応していないものが多い。ここらへんは今後の課題であろう。
あとは、クライアントを増やして、売上げを伸ばすだけである。
