Excelの便利な機能として、並べ替えがある。データベース機能を使って表のなかの任意の列をキーとして選び、そのキー列の内容を昇順、降順などに並べると同時に、行を１つのデータレコードとみなして、一緒に並べ替えてくれる。
この並べ替えのキー列の順序だが、数字やアルファベットなどについては、そのままで実にきれいに並べてくれる。また、ユーザー設定リストとして、月や曜日、干支などがデフォルトで設定されているので、活用できる。
この並べ替えの機能も進化していて、日本語についてもひらがなは当然のこと、いまでは漢字もExcel入力時のタイピングを「ふりがな記録」として保持していて、それを基に50音順に並べてくれる。
しかし、漢字とひらがな、カタカナが混在していたり、ふりがな記録が存在しないようなアプリからCSVでダウンロードしたデータの場合には、うまく並んでくれない。ふりがな記録が存在しない場合、JIS漢字コードで並べ替えてしまうのだ。
そういったときのひと工夫は、日本語の前に並べたい順番に数字を振るのである。10や20項目の手入力でふれる場合は、そのままふってしまう。項目数が多くなってきて手でふるのが現実的でない場合には、関連するコードを前に挿入する。
店主がよくやるのは、組織名称の前に組織コードを挿入するやり方だ。たいてい組織コードというのは、組織図の順番にふっているものである。これを挿入してソートすれば、きれいにならんでくれる。
コードなどを挿入する方法は簡単である。コードと項目名がならんでいる表を準備したら、いちばん簡単なのは「＆」を使ってそれぞれのセルにある文字列をつなげる方法。この方法であれば、関数のような引数などを知らなくても直感的にできる。
項目名の先頭位に数字やコードを挿入する方法は、なにもデータベース機能の表のならべかえだけにとどまらない。ピボットテーブルの項目やグラフの項目についても基本的にExcelは昇順、降順でならべるので、この方法で項目の並び順をコントロールできるのだ。
単純すぎる技ではあるが、応用範囲は結構広いので覚えておいて損はない。
