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仕事のすすめ方 No.33

4-3.アウトラインで確認する

仕事も徐々に定常業務をこなしはじめると、「そろそろ資料のまとめでもやってみる?」と声をかけられて、簡単な資料作成などをお願いされるようになります。非定常業務のトレーニングのはじまりです。

 

業務指示の項目については、基本的に定常業務も非定常業務もそんなに変わりはなく、目的からはじまってアウトプットイメージからなにをどのようにまとめる、注意すべきポイントやまとめる際の前提条件や要件、納期などを説明されます。

 

それらを遂行するにあたって、やり方や資料の保管場所などがわからない場合は、追加で説明されるか、どの先輩にたずねればいいかなどが追加項目として指示されます。

 

ひと通りの説明が終わるとその仕事にとりかかるわけですが、ここで注意したいことがひとつあります。それは、まずアウトプットのイメージを固めて、資料全体の構成や説明ストーリーがおおかたできたところ、仕事全体の2~3割くらいのところで、メモ書きやラフスケッチの資料でいいので、一旦イメージが合っているかどうか、時間をとってもらって確認し、資料のアウトプットイメージの認識を合わせる、ということです。

 

 

万が一ここでイメージが違っていたとしても、全体の2~3割の工程で方向を修正することができるので、時間をムダにすることが避けられます。

 

このような簡単な資料まとめからはじまり、だんだんレベルがあがってくるとテーマを与えられ企画書などをまとめるようになるのですが、この手の仕事をすすめるうえで大切なことは、すべて同じで最初の2~3割くらいまですすんだところでアウトラインや概要イメージなど、まとめの方向性やストーリーが上司のイメージどおりか確認することです。

 

筆者の経験ですが、企画が苦手なメンバーに限って、最初にアウトラインができた段階で一度見せてほしいというのですが、見せてもらうと8~9割方できあがっている状態で持ってくるのです。で、結局イメージが違ったりするので、そこから大幅修正でほぼ最初からやり直しというパターンがよくあります。

 

コミュニケーションを活発にして、タイミングよく確認するスキルを身につけていきましょう。