Wordで文書作成を行う場合、初版からはじまり、推敲を重ね、関係者に見てもらい、最終的に上司などに決裁をもらって最終版を確定させるのは、組織で働くビジネスパーソン共通のフローであろう。
その場合、ファイル名にバージョン数を付けて、ファイルそのものを別にして保存することでアップデートの履歴を確認できるようにしている読者も多いのではないか。
バージョン数が増えてくると困るのが、ファイルのバージョン間で、どこを変更したのか？わからなくなってしまうことだ。
そんなときに活用したのが、「比較」機能である。
使い方はいたって簡単だ。Wordを立ち上げ「校正」タブ－「比較」グループ－「比較」をクリックするとメニューがプルダウンされるので、「比較」をクリック。
「文書の比較」ダイアログボックスが表示されるので、元の文書ならびに変更された文書を選択する。最近Wordで編集した文書であれば、プルダウンメニューにファイル名が表示される。
またフォルダマークをクリックすると「ファイルを開く」ダイアログボックスが立ち上がるので、そこから任意の場所にあるファイルを指定することも可能だ。
比較するファイルを指定したらあとは「OK」をクリックするだけ。そうすると新旧ファイルと変更履歴の一覧ならびに比較結果の文書があらたに作成される。
この比較結果文書は名前を付けて保存することも可能なので、結果的に変更履歴が記録された文書を後から作成することになる。
この機能を有効利用し、実は最終版の編集個所を保存したつもりで保存し忘れていて、先祖返りしてしまった！というミスを防いでいこう。
