メンバーが作成したファイルを共有してもらい、それをベースに文書を加工して文書の作成作業を効率化するのは、基本のキといえる。
一方でWordの最新バージョンでは、ファイルを開くと「常に閲覧権限で開く 偶発的な変更を防ぐため、このファイルは作成者により閲覧限定として開くように設定されています。」とポップアップメッセージが表示され、編集できない。
この文書を編集可能にする方法は、次のとおりだ。
Wordの右上すみに３つボタンがならんでいて、真ん中のボタンが「表示」となっている。これをクリックするとメニューがプルダウンされるので、「編集(E) 変更を加える」を選択する。これで編集が可能になる。
これは、文書を作成する際に「読み取り専用を推奨」で保存をしているためだ。部署のメンバー全員で共有するテンプレートなど、間違って上書き保存されると困る文書などに設定されることが多い。
ただ、Excelの同じ機能とは、メッセージの表示方法が異なるので、戸惑ってしまう場合も多い。この機能の表現方法はWordについてもぜひ覚えておきたい。
