6-11.段取り８分
どんな仕事でも仕事には準備というものが必要です。それは、定常業務をくり返す日常管理でも、上位方針に基づいた社内の多くの部門を巻き込んだ施策をつくって社員全員に展開していくような方針管理の仕事でも基本的には同じです。
ここでいう「段取り」とは、付加価値をつける行動を実際に行う前の計画や準備を指します。日常管理では、前回の振返り資料やマニュアルを確認し、仕事に必要な資料などをすべてそろえて、集中してスタートするまでの行動になります。
方針管理のような企画書の構想から無事施策を実施し、しばらく運用をしてみて、振り返りを行い改善点を洗い出して、対策を打つといった大きな仕事であれば、企画案に承認をもらって、それをベースに具体的な実行計画書の作成が完了するまでを指します。
筆者の場合、大きな施策でも実行計画書を書き終わると、仕事の全体像やポイント、難易度の高い部分がだいたい見えてきて、仕事が終わった感じがします。
このなんともいえない安心感というのは、これまでの経験から計画書を完成させてしまえば、あとはその計画書に沿って、粛々と計画をこなしていけば、ゴールまでたどり着けると感じるからだと思います。またゴールと先の様子がつかめるというのも大きいと感じています。
この「計画書まで完成させる」ことで計画全体の完了が見えてくることこそが、「段取り８分」の意味するところの本質だと思います。
経験の少ないうちから関係者が少ない小さな仕事のときでも、実行計画書をつくって段取り８分を実践することで、計画書のスキルもあがってくると思いますので、ぜひ取り組んでみてほしいと思います。
