7-9.最新版管理を徹底する
よく起こりがちなプリントアウトした資料とＰＣに保存している最新版の内容が違っているといった状況を防ぐ方法を考えてみたいと思います。
最新版の資料を印刷して会議に出す場合に気をつけたいのが、会議に出した資料のバージョンと保存されているファイルのバージョンが合っているかどうかがポイントです。
たとえば会議の直前に軽微な修正が入り、最新版の電子ファイルを開き、該当する部分を直して印刷し、会議の資料は差し替えたとしましょう。それでホッとして、修正した最新版を保存するのを忘れてしまい、会議後に配布資料としてメールで最新版のファイルを配布したつもりが会議で使用した紙の資料と違っているというミスをよく耳にします。
これは以前お話ししたファイル名のルールによるバージョン管理で防げるのですが、緊急の場合にはなにが起こるかわからないということで、前述の基本作法に加えてもう一段エラー回避の手段を講じたいと思います。
最新版を修正したら、上書き保存をして一旦ファイルを閉じます。その上で同じファイルを開いて印刷します。これで、開いているファイルと印刷した資料の内容が同じだということが保障されます。
ここまで対策を講じれば、ミスは起きないと思われますが、急いでいるときには、平素では考えられないことも起きるのです。なので、ミスにつながるような要素はできるだけ排除するようにします。
そう考えると、もっとも基本となるのは、「ファイルを開きっぱなしにしない」ということに尽きます。イマドキのＰＣはスペックも上がり、10や20のファイルを開きっぱなしにしてもフリーズするということはまずなく、ファイルをたくさん開きながら作業をしている様子をよく見かけます。
しかし、前述のような緊急の場合には、そもそもどのバージョン数値が最終版かわからなくなってしまう可能性も高く、最終版から数世代前のバージョンをすべて開いていたような際には、誤って最終版ではない資料を修正してしまう可能性も否定はできません。
したがって開くファイルは最低限にして、万が一古いバージョンからコピペなど必要な場合があれば、「作業終了と同時に閉じる」ことを習慣づけておくことをおススメします。
いままでの経験でミスをしたときの状況を思い返してください。大部分が忙しいとき、たとえば会議の直前で資料に修正が入り、大急ぎで資料を修正し、印刷して会議室に持っていくとか、提出先に送るとかそういったときが大半のはずだと思います。
急ぎのときほど、基本動作がおろそかになり、その結果通常では考えられないようなミスが起きてしまいます。これを防ぐにはつね日頃からミスを防ぐための基本作法を繰り返すことで、体に覚え込ませ、緊急時でも同じ作法や手順でオペレーションできるようにしておくことが大切です。
一刻を争う中で確実に仕事を行うのが要求される職種、たとえば救急だとか消防、警察、軍隊などはそういった目的で、日ごろから訓練をしています。わたしたち事務職も基本は同じなのです。
