メンバーと共有するファイルは、誤って上書きされないように読み取り専用にしておく のが原則である。
例えばExcelで読み取り専用にするには、「ファイル」－「名前を付けて保存」－「その他オプション」－「名前を付けて保存」ダイアログボックスを表示し、「ツール」－「全般オプション」－「全般オプション」ダイアログボックスの「読み取り専用を推奨する」のチェックボックスをオンにして保存する。
しかし、複数ファイルなどをコピペして共有ドライブなどに保存する場合、いちいちファイルを一つずつ名前を付けて保存するのは手間がかかる。そんなときに便利な方法がある。複数ファイルを選択してイッキに読み取り専用にすることができる。
まず読み取り専用にしたいファイルを選択し、右クリック。「プロパティ」－「プロパティ」のダイアログボックス－「属性」から「読み取り専用」のチェックボックスをオンにして、「OK」をクリックする。
なお、このプロパティからの「読み取り専用」を実行すると、前述の推奨ではなく、読み取り専用としてしか開けないので、使うシーンによって使い分けたい。
