１つのセルに１つの情報を入れる
AIを活用して業務を効率化させるためには、Excelのデータ作成にもコツがいる。AIは人間のように文脈を読み取ることが苦手なため、ルールに沿って整理されたきれいなデータが必要なのだ。今回は、AIに好かれるための「お作法」の第２弾として、「１つのセルに１つの情報を入れる」ことの重要性についてお伝えしよう。
住所録を作成する際、あなたは住所を１つのセルにまとめて入力してはいないだろうか？たとえば、「東京都千代田区1-1-1」というように、都道府県から番地までを同じセルにすべて入力する方法だ。これは人間が見る分には問題ないが、AIにとっては非常に扱いにくいデータとなる。
正解は、「都道府県」「市区町村」「それ以降の住所」といったように、情報を分割してそれぞれ別のセルに入力することだ。なぜなら、AIに「東京都のデータだけ抽出して」と指示を出したとき、情報が分かれていれば、AIはすぐに東京都のデータだけを認識し、正確に抽出できるからである。
AIだけでなく、将来の自分や他の人がデータを見直したり、分析したりする際も、このルールを守っておけば作業が格段にスムーズになる。一見面倒に思えるかもしれないが、これが効率化への近道なのだ。AIに好かれるデータ作りの習慣を身につけて、より快適なPCライフを送ろう。
