Excelでつくったリストを「配布先ごとに印刷して配りたい」というニーズは結構あると思う。
そんなとき便利な機能が、「小計」機能である。
以下のような名簿があるとする。これを「所属ごとのリストにして、所属長に配りたい」としよう。
まず、所属コードを最優先にして並べ替えをする。その他の項目の並び順も指定したいのであれば、ここで一緒に設定して並べ替えをしておく。
このように並び順を整えたうえで、小計機能を使って指定した項目ごとにリストを改ページさせ、印刷すると別のページになるようにするのだ。
「データ」タブ－「アウトライン」グループ－「小計」ボタンをクリックする。そうするとリスト全体が自動的に選択され、「集計の設定」ダイアログボックスが表示される。
上から「グループの基準」とは、小計を入れたいキーとなる項目、つまり列の１行目にある項目名を選択する。今回は所属ごとに改ページしたいので、「所属CD」がある「F列」を選択する。
「集計の方法」とは、集計する行にどんな値を導くか、を選択するものだ。用途が別の場合は合計や平均値などをセットする場合もあるが、単純に配布するリストを作成するのであれば「個数」を選択する。これで集計する単位ごとに集計フィールド（列）に入力されているデータの個数を表示する。今回の場合であれば、リストごとの人数になる。
「集計するフィールド」は、前述の個数を数える「列」を選択する。今回の場合ではどの行でもあまり影響はないので、いちばん右の「住所」にチェックを入れる。
最後に最下段にあるチェックボックスにすべてチェックを入れる。デフォルトでは上下２つのチェックが入り、真ん中の「グループごとに改ページを挿入する」は入っていないので、ここにチェックを入れる。このチェックボックスを選択することで、最初に選択した「グループの基準」ごとに改ページしてくれるのである。
なお、この機能を使ってリストを作成する前提として、「ページ設定」ダイアログボックスで①拡大縮小印刷機能で横１ページにおさまるようにしておく、②改ページごとにタイトル行を印刷する、③枠線を印刷する、をセットしておくとさらに便利である。
これで、グループごとに改ページして印刷されたリストが作成できる。実際に紙で配布するのであれば、プリンターに出力すればいいし、PDFファイルにしたいのであれば、PDFファイルに出力して、１ページごとに分割すればいい。
最近はExcelファイルを印刷することが少ないので、埋もれがちな機能であるが、覚えておくとなにかと便利である。
