Excelには行ごとに入力されているキー項目でソートして、同じキー項目ごとに集計行を挿入する機能がある。たとえば、人事データに入力されている年齢をキーにソートして、同じ年齢の人数を一発で集計できる機能である。
この集計の機能で挿入できる集計行は、合計、個数、平均、最大、最小、積、数値の個数、標本標準偏差、標準偏差、標本分散、分散など幅広く、集計する列ごとに設定できる。
この機能はさらに集計したキーごとにグループを自動で挿入してくれる。なので集計行のみを表示することであたらしい表を作成することも可能である。
しかしながらこの機能、少々使い勝手が悪い。グループを折りたたんで集計行だけ表示した状態でコピーして、表示されている集計行のみを貼り付けようとすると、たたまれてかくれている行も一緒に貼り付いてしまうのだ。
試しに「形式を選択して貼り付け」－「値」で貼り付けてもダメなのだ。これではせっかく集計行のみを折りたたんでもそれを活かすことができない。
ところがこれには裏ワザが存在する。方法はいたって簡単だ。グループを折りたたんで集計行のみを表示させ、表全体を選択してコピーする。ここまでは一緒だ。
そうしたらメモ帳などのテキストエディタをひらいて貼り付けると、表示されている集計行のみが貼り付くではないか。
あとは貼り付いたテキストをもう一度選択し、貼り付けたいExcelのシートにコピペするだけである。
この裏ワザを知っていると、集計の機能を最大限活用することができる。ぜひ覚えておいていただきたい。
