3-10.テンプレート化の効果
「仕事の流れをととのえる」の項目で、事務の本質とは情報を収集し、加工して付加価値をつけ、必要な形にして納品するということだとお話ししました。
この３つのステップを効率的に実行するためのツールとして役に立つのが、「テンプレート」です。
１つ目の「情報を収集し」のステップでは、たとえば、社員になんらかの申請を出してもらうにあたって、フリーフォーマットで届け出を出してもらうと、必要な項目が抜けていたり、不必要な項目を記入していてムダが発生したりします。またその届け出をコンピューターに入力する場合も、項目の順番が入力の順番と違っていて、届け出の項目を目が行ったりきたりしてスピードが遅くなります。
２つ目の「情報を加工して」では、情報の形式がそろっていることで、処理が効率的にできます。
３つ目の「必要な形にして」については、テンプレートそのものが必要な形であるといえます。
このように事務仕事においては、さまざまな情報をあつかうため、その情報の形式をそろえておくことが、処理をする際に非常に効率的にできるカギになるのです。テンプレート化とは本物のテンプレートをつくることだけでなく、「取り扱う情報の形式をそろえる」ことである、と考えて仕事をみてみてください。意外と情報を加工しているのではなく、形式をそろえることに時間がかかったりしてはいませんか？
