3-10.テンプレート化の効果 「仕事の流れをととのえる」の項目で、事務の本質とは情報を収集し、加工して付加価値をつけ、必要な形にして納品するということだとお話ししました。 この３つのステップを効率的に実行するためのツールとして役に立つのが、「テ…

3-9.トリガーを考える トリガーとは、銃の引き金のことですが、ビジネスにおいて使う場合、なにかの仕事がスタートするきっかけや合図といった意味に使われます。 事務仕事の流れをととのえるうえで、ひとかたまりの仕事のなかに、別の仕事のきっかけになる…

3-7.前任者の残した資料を読み解く だんだん仕事に慣れてくると、マニュアルがない仕事、とくに頻繁には起きないような仕事も任されるようになります。最初は上司や先輩に一応のすすめ方などの指示を受けて仕事にとりかかるのですが、その段階を過ぎると一応…

3-6.専門用語を使いこなす どの職種であっても、その職種特有の専門用語というものがあります。職場にあたらしく配属されて相手の話が聴き取れないという経験をするのは、人の名前と専門用語がその代表格です。 そもそも日常生活では聞く機会もないような単…

3-5.相手の立場に立って考える これは仕事に限らず人間関係の基本として大切なことなのですが、どうもわたしたちは職場で仕事をしはじめて、いそがしくなってきたり、慣れてきたりすると忘れてしまうようです。 仕事におけるアウトプットには、ある意味完成…

3-4.その場で調べる 仕事をすすめていくうえでは、さまざまな決まり事を調べる必要が出てきます。社内規定であったり、過去の対応であったり、法律や通達による決めであったりと内容はさまざまですが、基準や決まりごとどおりに対応する必要が出てきます。 …

3-3.チェックの大切さ 事務職の仕事というのは、ほかの職種にくらべて間違いがわかりにくいという特徴を持っています。たとえばメーカーなどのモノづくり現場であれば、製品が工場から出荷されるまでに何重もの検査工程を経て、お客さまの手にわたります。な…

3-2.メモをとる 会社のデスクで仕事をしていると、同時多発的にいろいろなことが起こります。〆切間近の資料を一所懸命つくっているところに電話がかかってきて、電話の用件が終わらないのに、役員からよく聞き取れない言葉で書類を渡され、ようやく電話を切…

3-1.仕事ノートをつくる あたらしい職場に配属されると、教育係の先輩がついて、まずは簡単な仕事から説明をされます。いまではほとんどがPCのオペレーションからスタートするので、専用のアプリの操作であったり、オフィスのソフトであったりしますが、PCを…

2-7.方針管理 日常管理が定常業務のあるべきすすめ方であるのに対し、方針管理は非定常業務のなかの「課題への対応」を全社で戦略的に実行するものです。人にたとえるなら、米国メジャーリーグで大活躍をしている大谷選手が高校時代につくったマンダラチャー…

2-6.日常管理 定常業務とはマニュアルなどでやり方が定められ、周期的に繰り返される業務であると説明しました。それでは定常業務のすすめ方について、もう少しくわしく説明していきましょう。 定常業務は担当者が自ら、以下のプロセスでPDCAサイクルを実行…

2-5.プロセスの管理と改善 前項で説明した目標と施策の関係について、もう少し考えていきましょう。 わたしたちはなにかしら目標を立てて、それを達成しようとするわけですが、論理的に目標という「結果」をもたらす要因を「プロセス」という形に分解して、…

2-4.管理項目 仕事というのは定常業務、非定常業務を問わずなんらかの基準が必要です。仕事が計画どおりの品質になっているか、納期どおりにすすんでいるか、想定していた効果が出ているかなど、仕事が計画どおりまたは目的どおりにすすんでいるかをはかるた…

2-3.役割認識 ここまで、経営理念や事業計画、部門計画や業務分掌といった自身の仕事を俯瞰してながめることや、仕事の目的、種類や段階について、ひととおりお話ししてきました。それではここらへんで、みなさんが会社という組織の中でどのような役割を担っ…

2-2.お客さま視点 会社に入ったばかりで自身の担当する仕事の意味がまだよくわからないときには、なにも考えずにただ「いわれたことをやるだけ」になりがちです。しかしわたしたちは営利企業に入り、ビジネスの世界で生きています。 わたしたちが毎月もらっ…

2-1.TQMの定義 ビジネスで品質や価値を生み出していくには技術が必要です。その「技術」は、「固有技術」と「管理技術」の２種類に分けられます。安定的に価値を生み出していくためには、この固有技術と管理技術を両輪として活用していく必要があります。 固…

1-6.業務分掌を理解する 業務分掌とは、組織において果たすべき責任や、それを果たす上で必要な権限を明確にするために、職務ごとの役割を整理・配分するものです。多くの企業で、各部門や特定の担当者について、それぞれの仕事の内容や権限・責任の範囲など…

1-5.経営計画・部門計画を理解する 会社は事業を営むにあたり、経営計画を立ててその計画にしたがって運営されます。株式を市場に公開している会社（たとえば東証プライム上場）などは、会社に資本金を出資してくれている株主に対し、経営計画を示すよう義務…

1-4.経営理念を理解する ほとんどの会社には「経営理念」が存在します。経営理念とはその会社がなんのために事業活動を行っていくのかといった存在意義や目的、また事業活動を行っていくうえで大切にしていく価値観などを明文化したものです。 会社によって…

1-3.仕事の段階 仕事の種類に似たものとして「仕事の段階」というものがあります。段階があがると同じ領域の仕事でも難易度があがり、その仕事をこなすうえで必要な知識や能力などの要求される水準があがっていきます。 仕事の段階は、大きく４段階に分ける…

1-2.仕事の種類 職場における仕事には、その目的によっていくつかの種類があります。人間が生命を維持するために無意識のうちに心臓を動かしたり、汗をかいたりするのと同じように、会社経営を正常におこなうために、周期的に繰り返される「定常業務」と、あ…

1-1.仕事の目的 あたらしい職場に配属されると、教育係の先輩社員になにかしら仕事を頼まれたり、マニュアルをしめされ仕事の手順を教えられます。そのときに仕事の目的を説明されなかったら、ぜひ質問してみてください。ほとんどの先輩社員はことばにつまる…

箸休めのつもりで書き始めたIVY Noteも121話も書いてしまった。当初ビジネスネタもそんなに書くことはないだろうと考えていたが、２年半Blogをやってみて、そうでもないことも分かった。 そろそろ趣味の話題はいったんお休みして、今日から毎週金曜日は、「…