5-4.現場感覚 事務職という職種があるということは、それの対義語としての現場という職種というか職場が存在します。業種によっても違いますが、要はお客さまと接したり、モノをつくったりと、お客さまの付加価値の源泉となる場所です。 わたしたちは、現場…

5-3.意思決定の原則 会社ではさまざまな場面で日々数えきれないほどの意思決定が行われます。経営会議への提案はＡ案とＢ案のどちらでいくか？ というレベルから、就業規則のこの条文はどのように解釈するか、はたまた受取った申請書の記入モレは差し戻すべ…

5-2.仕事と作業 みなさんは仕事と作業の違いを意識したことはあるでしょうか。辞書的にいうと次のような違いがあります。 仕事とは、「する事。しなくてはならない事。特に、職業・業務を指す」 作業とは、「肉体や頭脳を働かせて仕事をすること。また、その…

5-1.手段の目的化 中堅社員やときには管理職でもおちいってしまう、職場にはびこっている間違いの代表です。 たとえば毎月末に全社員の人数を部門ごとに集計して、全社月末付け要員一覧表を作成する、という仕事を担当するとします。この仕事の目的はなにか…

4-8.通達文書は目的別に出す 会社から社員へのコミュニケーションの手段はさまざまありますが、もっともベーシックなのは、文書による通達だといえます。通達というとかたくるしい感じですが、要は連絡文書やお知らせといわれるものです。 文書は１対多に内…

4-7.コミュニケーション手段を上手に使い分ける 「コミュニケーション」という単語は、就職活動のころだけでなく入社後もとてもひんぱんに使われます。ところで「コミュニケーション」とはどのような意味でしょう。 広辞苑によると、「社会生活を営む人間の…

4-6..メールへの返信 ビジネスチャットが浸透してきて、このようなテーマも過去のものになりつつありますが、それでも外部とのコミュニケーションは、通常の電子メールをしばらくは使っていくと思います。 メールに対する返信をどのタイミングですべきか、と…

4-5.「これでいいですか」 上司や先輩への確認のしかたにも注意すべき点があります。あなたが週次の定例ミーティングの事務局を担当していたとします。 Ａ：「課長、来週の定例ミーティングのテーマどうしましょうか？」Ｂ：「課長、来週の定例ミーティング…

4-4.途中経過を報告する 期限を確認しておくのとセットでやっておくべきことが、指示された仕事の途中経過を定期的に報告しておく、ということです。簡単な内容であれば、そもそも報告するような途中経過はありませんが、ふつうに取り組んでも２、３日はかか…

4-3.アウトラインで確認する 仕事も徐々に定常業務をこなしはじめると、「そろそろ資料のまとめでもやってみる？」と声をかけられて、簡単な資料作成などをお願いされるようになります。非定常業務のトレーニングのはじまりです。 業務指示の項目については…

4-2.業務指示の受け方 職場のコミュニケーションのなかで、最初に戸惑うのは上司からの業務指示です。教育係の先輩は年齢も近く、自分の新人時代の経験も最近なので、読者のみなさんの気持ちもよく理解でき、なにより若手なので、そんなに忙しくない状況の人…

4-1.あいさつの意味 わたしたちは物心がつく前から「あいさつをしなさい」としつけられてきました。読者のみなさんは、あいさつをする理由を考えてみたことがあるでしょうか？ あいさつというものに、社会はとてもうるさいですね。親や先生はもちろんのこと…

3-16.仕事を振り返る 毎日とか週イチとか頻度の高い定常業務では、「日常管理」の項目でお話ししたように、不具合や改善点などがあったら、その場その場ですぐに処置をして手順を見直し、マニュアルを改定することを繰り返していきます。 しかし、半年や１年…

3-15.準備にかける時間を惜しまない 仕事は同じ種類の仕事をまとめてイッキにとりかかるのが効率的だと、前項でお話ししました。「まとめてイッキにとりかかる」ためにはなにが必要でしょうか。 デスクについてPCに向き合い、仕事をスタートさせたら、その仕…

3-14.中断しない これも時間の使い方の話なのですが、仕事というのは中断せずにひとかたまりとして、スタートしたら基本的にイッキに片付けてしまう方が効率的です。デスクで仕事をしていると同僚や上司などが声をかけてきて自分だけではコントロールしにく…

3-13.おしり（終わり）を決める これも仕事を効率的にすすめるうえでとても重要です。朝出社したらまず、その日のスケジュールとTO DOを確認し、おおむね必要な時間を計算します。そして「目標退社時刻」を設定し、できれば職場の予定ボードなど、見えるとこ…

3-12.体調を考慮して時間帯を設定する わたしたちには平等に１日24時間という時間が与えられています。与えられた時間を変えることはできませんが、この使い方を工夫することは可能です。 いまはむかしと違って働き方も柔軟性が高まってきて、とくにフレック…

3-11.キーボードを打たない 事務職の仕事に文章や表などの作成は不可欠です。そのためのツールとしてPCを使うわけですが、ここで考えたいのが、キーボードやテンキーのタイプについてです。入力のためのデバイスとしてはまだ必要不可欠な存在ですので、事務…

3-10.テンプレート化の効果 「仕事の流れをととのえる」の項目で、事務の本質とは情報を収集し、加工して付加価値をつけ、必要な形にして納品するということだとお話ししました。 この３つのステップを効率的に実行するためのツールとして役に立つのが、「テ…

3-9.トリガーを考える トリガーとは、銃の引き金のことですが、ビジネスにおいて使う場合、なにかの仕事がスタートするきっかけや合図といった意味に使われます。 事務仕事の流れをととのえるうえで、ひとかたまりの仕事のなかに、別の仕事のきっかけになる…

3-7.前任者の残した資料を読み解く だんだん仕事に慣れてくると、マニュアルがない仕事、とくに頻繁には起きないような仕事も任されるようになります。最初は上司や先輩に一応のすすめ方などの指示を受けて仕事にとりかかるのですが、その段階を過ぎると一応…

3-6.専門用語を使いこなす どの職種であっても、その職種特有の専門用語というものがあります。職場にあたらしく配属されて相手の話が聴き取れないという経験をするのは、人の名前と専門用語がその代表格です。 そもそも日常生活では聞く機会もないような単…

3-5.相手の立場に立って考える これは仕事に限らず人間関係の基本として大切なことなのですが、どうもわたしたちは職場で仕事をしはじめて、いそがしくなってきたり、慣れてきたりすると忘れてしまうようです。 仕事におけるアウトプットには、ある意味完成…

3-4.その場で調べる 仕事をすすめていくうえでは、さまざまな決まり事を調べる必要が出てきます。社内規定であったり、過去の対応であったり、法律や通達による決めであったりと内容はさまざまですが、基準や決まりごとどおりに対応する必要が出てきます。 …

3-3.チェックの大切さ 事務職の仕事というのは、ほかの職種にくらべて間違いがわかりにくいという特徴を持っています。たとえばメーカーなどのモノづくり現場であれば、製品が工場から出荷されるまでに何重もの検査工程を経て、お客さまの手にわたります。な…

3-2.メモをとる 会社のデスクで仕事をしていると、同時多発的にいろいろなことが起こります。〆切間近の資料を一所懸命つくっているところに電話がかかってきて、電話の用件が終わらないのに、役員からよく聞き取れない言葉で書類を渡され、ようやく電話を切…

3-1.仕事ノートをつくる あたらしい職場に配属されると、教育係の先輩がついて、まずは簡単な仕事から説明をされます。いまではほとんどがPCのオペレーションからスタートするので、専用のアプリの操作であったり、オフィスのソフトであったりしますが、PCを…

2-7.方針管理 日常管理が定常業務のあるべきすすめ方であるのに対し、方針管理は非定常業務のなかの「課題への対応」を全社で戦略的に実行するものです。人にたとえるなら、米国メジャーリーグで大活躍をしている大谷選手が高校時代につくったマンダラチャー…

2-6.日常管理 定常業務とはマニュアルなどでやり方が定められ、周期的に繰り返される業務であると説明しました。それでは定常業務のすすめ方について、もう少しくわしく説明していきましょう。 定常業務は担当者が自ら、以下のプロセスでPDCAサイクルを実行…

2-5.プロセスの管理と改善 前項で説明した目標と施策の関係について、もう少し考えていきましょう。 わたしたちはなにかしら目標を立てて、それを達成しようとするわけですが、論理的に目標という「結果」をもたらす要因を「プロセス」という形に分解して、…