Wordの便利機能のひとつに「コメント」がある。これは、複数人でWord文書の推敲などを行う際に、各人が対象となる箇所を選択し、そこにコメントを記すことができる機能だ。
誰がコメントを記入したかもわかるようになっている。またコメントに対してリプライのように返信することも可能だ。
しかし、このようなファイルを最終的に受け取って、正式版として確定させた後、印刷したり、他者にWordファイルのまま送る際には、このコメントは余計であり、できれば全部削除したい。そのような場合の手順はこうだ。
まず、どれでもいいのでコメントを選択する。「校正」タブ－「校正」グループ－「削除」ボタンをクリックするとプルダウンメニューが表示される。
あとは「ドキュメント内のすべてのコメントを削除」をクリックするだけである。
ちなみにどれでもいいのでコメントを選択しないと、「削除」ボタンがグレーアウトされてクリックできないので要注意である。
これで、コメントがなくなったきれいな確定版を手に入れることができる。
