Excelのデフォルト仕様では、先頭にある「0」は、表示されない。たとえば、整数の85という数字があった場合、仮に0085と入力しても、先頭の00は表示されず、85と表示される。
通常の数値を扱う場合には、このデフォルトの仕様がいちばん効率がいいので、こういった仕様になのは、誰しも納得するところであろう。
一方で、品番やコードなど、全体の桁数が決まっていて、先頭の「0」にも意味がある場合、これをExcel上でも表示したくなる。
この場合、いちばん簡単なのは、数字を文字列として入力する方法だ。具体的には、数字の前に「'」（＝シングルコーテーション）をつけて入力する。これで、Excel側はこの数字を文字列（≠数値）と認識するため、先頭の「0」にも意味があるとして表示するのだ。
しかし、この方法では数字を文字列としてしか認識しないので、品番やコードを計算式などを駆使して変化させ、あたらしい番号をつくったり、派生したコードや部番をつくりたいといったニーズには応えられない。
そのようなExcel上に数値形式でデータを保持しつつ、先頭「0」を表示させる方法を今日は見て行きたい。
具体的には、セルの書式設定にある「表示形式」を使う。
「セルの書式設定」ダイアログボックス－「表示形式」タブ－「分類」から、「ユーザー定義」を選択。「種類」へ「0000000#」というように十の位以上の桁に「0」を、一の位に「#」を入力する。８桁で表示したいのであれば、「0」を７つと、最後に「#」を入力するのだ。
これでシート上では先頭0がきちんと表示されつつ、数値として扱われるので、四則演算や関数を通常どおり使うことができる。コードや品番といった番号を扱う読者には、押さえておいて欲しい使い方である。
