4-6..メールへの返信
ビジネスチャットが浸透してきて、このようなテーマも過去のものになりつつありますが、それでも外部とのコミュニケーションは、通常の電子メールをしばらくは使っていくと思います。
メールに対する返信をどのタイミングですべきか、というのはPCが職場に普及した90年代後半からビジネスマナー研修に追加されましたが、基本は、受信後24時間以内に返信する、といわれています。
これは時差も考慮した海外とのやり取りも想定して設定されていると思いますが、グローバルで仕事をする、しないに関わらす共通のマナーとして身につけておいていいと思います。
このマナーを聞いて、24時間以内にどんな案件でも解決して返信をしなければいけないのか？ と思った方がいるとすれば、このテーマをここで取り上げた価値があると考えています。
ここでいう「返信」というのは、結果を返信せよ、という訳ではなく、送られてきたメールに対しなんらかのリアクションをする期限ととらえてほしいということです。
なんらかの投げかけを相手から受けたビジネスメールに対しては、メールを受信しました、という受信確認の意味も含めて、最低でも24時間以内には返信を出すようにしましょう。
簡単な内容であれば案件を片付け、回答を送ればいいですし、仮に調整や結論に時間がかかる内容であれば、その旨をきちんと書いたうえで、見通しを示してとりあえず返信をしておく、これを忘れずにすることが大切です。
時間軸というのは、人によっても当然違いますが、それ以外に内容や状況によっても変わってきます。いつもこのくらいのタイミングでレスポンスしていたから大丈夫とタカをくくっていると、思わぬクレームに発展する場合もあるので要注意です。
