単位の話
Excelの使い方でまずはじめに思い浮かぶのは、表の作成である。PCが世の中に出回る相当以前から、事務仕事といえば、数値の集計とその結果表現である表作成を指したといっても過言ではない。
店主の新入社員時代、先輩社員の昔話によく出てきたのは、「会社に入って自分の机に座ると、引出しにそろばんが入っていた」などとよくうかがったものである。
PCの出現以降、この表計算がまっさきに取り込まれたのもうなづける。PCを使っての作業の効率化にとても相性がいいのである。
さて、いまではExcelなどの作表計算ソフトを使うことでだれでも簡単に表を作成することができるようになったが、一方で表の作成の仕方など、ていねいに教えることも、教わることもなくなった。なので意外と表作成の基本ができていないビジネスパーソンが多い。
もっとも違和感を覚えるのは「単位」の表記方法ではないだろうか。
単位が記されていない表など論外であるが（でも意外と多い。上司も指摘しない）、この単位の記し方で、ビジネスパーソンとしての力量がはかれるといっても過言ではない。
単位の記し方の基本は、
- 表全体が同じ単位であれば、表外に記す
- 行や列ごとに単位が異なる場合、行見出しまたは列見出しに記す
上記が基本となる。
間違っても、表中の数値全部に単位を付けるなど、やってはいけない。これも便利なアプリ普及の負の部分だと思うが、書式設定でセルごとに単位を付けることも可能なので、こういった表現をするようになったのだと思う。手作業であればまずやらない。
ただし、ひとつ例外としては、「％」を使って比率を表す場合。この場合は、単位表示を行わず、表中に入る数値に直接「％」を付けた方が直感的でわかりやすいとされている。
さらに表計算ソフトを使用して表を作成する場合のワザとしては、単位を列や行単位につける際には、項目見出しのセルに一緒に記入するのではなく、隣のセルに独立して入力することをおススメする。
この方が見やすいとされる上に、項目見出しの末尾に（ ）を付けるより入力作業が簡単だ。同じ単位の場合、コピペも使うことができる。
たったこれだけの工夫が、見る人から見れば、提示された資料が見やすいだけでなく、基本がしっかりしているビジネスパーソンとして信頼を得られるのである。
