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Office基礎49 PPT四方山ばなし2

資料づくりの効率化

担当する業務が定常業務のみのレベルからステップアップしていくときに、あらたにあらわれるのが、資料づくりである。担当する業務でなにか加価値をつくり出していく場合、アイデアや考えを周囲に伝えて同意をえる必要がある。

 

そのためには、口頭での説明をより分かりやすく伝えるために、資料を準備する。しかし、この資料づくりというのが曲者である。この資料づくりの方法などを体系的に学習するという機会をもつ人がとても少ないのだ。

 

PPTでの資料づくりにも定石というものがある。資料づくりの定石とあわせて確認してみたい。

 

ます最初に、あたり前の話しではあるのだが、資料を準備するにあたっては、その資料の「目的、結論と、説明するストーリー」を考え、事前に上司と方向性を握っておくということだ。

 

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Office講座で取り上げる内容でもないのだが、PPTにおける資料づくりでは、結果的にスライドの枚数が多くなるので、作成作業に入る前に確認しておき、ムダな作業をできるだけしないようにしておきたい。

 

こう聞くとあたり前のように聞こえるこの工程だが、それほど上司とコミュニケーションを取りたくないのか?と思うほど、意外とやる人が少ないのだ。店主の経験だと、仕事ができない人ほどこの傾向が強く、完成版一歩手前のレベルまで作り込んでから上司に見せにくるのである。

 

箇条書きでいいので、前述の「目的、結論、ストーリー」を書き出すか、さもなければ口頭でも構わないので、ぜひ作業に取り掛かる前に、上司とコミュニケーションを取ってほしい。ランチでもしながら話ができれば、これ以上スマートなことはない。