資料づくりをしていると、会社や部署などによっては、単語のチョイスの仕方にうるさい場合がある。
たとえば、人事の領域でよくあるのが、「社員」と呼ぶか「従業員」とするかなどである。「給与」、「給料」、「報酬」などもある。
手分けして資料をつくっていたりすると、担当者ごとに単語のチョイスがバラバラな場合も多い。資料づくりをスタートする時点で、ある程度打合せして統一しておけばいいのだが、それでも以前につくってある資料を使いまわす場合など、どうしても修正作業が発生する。
そんな場合に便利な機能が「置換」である。「ホーム」タブ－「編集」グループ－「検索と選択」からメニューをブルダウンし、「置換」を選択する。
「検索と置換」ダイアログボックスが表示されるので、「検索する文字列」と「置換後の文字列」の双方に単語を入力する。
全部の単語をイッキに置き換えても大丈夫、という自信がある場合には、「すべて置換」ボタンをクリックするだけで、すべての単語が置き換えられる。
一方、数が多かったり、熟語の一部分の可能性があるなど、イッキに置き換えるのはリスクがある場合には、まず「次を検索」ボタンをクリックする。そうすると、検索対象の単語が含まれるセルがアクティブになる。
置き換えて大丈夫かどうかを確認し、OKであれば「置換」ボタンをクリックする。一回「置換」ボタンをクリックすると、単語を置き換えて次の対象セルにジャンプするので、OKであれば、」連続して「置換」ボタンをクリックすればいい。
置き換えたくない場合には、「次を検索」ボタンを押すだけである。
これで、単語のチョイスにこだわりがある上司へのプレゼン資料も完璧である。
