電子伝票
2003年の春頃、情報システムの担当者から一本の電話が入り「会計伝票を電子化する計画があるんだけど、旅費伝票のことってどこに相談すればいいの？」。この微妙な相談に対して、どこが管轄かははっきりしないけど、とりあえず話し聞きますよと返事をしてこの仕事はスタートしました。
話を詳しく聞いていくと、会計伝票や旅費伝票も含めた、伝票すべてを電子化するとのこと。当然、旅費伝票については、だた単に合計金額だけを入力するのではなく、旅費精算そのものを電子化するとのことでした。
早速ベースとなる市販のアプリケーションを見せてもらい、仕様のイメージをあわせます。その上で、まずはシステム化する上での要件を棚卸しして、それを実現するためのシステム上での処理方法のイメージについて、情報システムの担当者と外部のシステム会社のSEさんとあわせました。
その上で、規定をベースにどこでどの規定やルールが適用になって、どのような結果になるかをアドバイスしながら計算式に落としていってもらいました。
旅費精算の業務自体は拠点人事の担当であり、本来システム化の場合の主幹部門はそのシステムを使って仕事をする部門ですから、筋から言えば拠点人事になるところです。ところが旅費伝票は会計伝票の一部であり、伝票自体は経理の担当です。さらに旅費伝票を起票する部門は社内の各部門の担当者ということで、主幹部門がなかなかはっきりしません。
さらに、実際のところ拠点の人事には、旅費伝票のシステム化を手がけられる経験やノウハウをもった人材がおらず、結局、規定に一番詳しくさらに人事情報や勤怠システムなどで、システム立上げの経験がある店主のところで引き受けることになりました。
社内には、それぞれの部門の守備範囲のさかい目にある仕事や、複数の部門にまたがった仕事が結構あります。こんなときこそ周囲を巻き込みながらその仕事を担当すると、今までの仕事の幅を広げる経験ができるいいチャンスです。店主は入社以来ずっとそう考えて仕事に取組んできました。でも上司に嫌な顔された経験がないわけでもないですが。
半年程度の準備期間の後、旅費伝票を含めた電子伝票システムは、無事立ち上がりました。立ち上がった当初は、今まで旅費規定をながめながら割増日当を記入し、電卓をたたいて計算していた出張旅費が、時刻を入れるだけで自動的に計算されるのを見て、素直に感動しました。
一方で、コンピューターがこれだけ発達しているのだから、このくらいあたり前だという思いもあり、それらがが複雑に交じり合っていたことを覚えています。
イマドキ、このレベルのシステムはあってあたり前ですが、当時にしては画期的なことでした。
つづく…
