3-2.メモをとる
会社のデスクで仕事をしていると、同時多発的にいろいろなことが起こります。〆切間近の資料を一所懸命つくっているところに電話がかかってきて、電話の用件が終わらないのに、役員からよく聞き取れない言葉で書類を渡され、ようやく電話を切って、役員を追いかけて先ほどの書類への指示を確認しようとしていると、課長から呼び止められ、仕事を頼まれる。そのうちに役員は会議に入ってしまい、あきらめて席に戻ると社外のお客さまから取次ぎを頼まれる。
よくある話です。仕事の基本は、他人から指示や依頼を受けたときは、すぐやるか、メモを残すかのどちらかです。
それを怠ると前述のような状況になった場合、ほぼ確実になにかが抜けることになります。また、すぐにやるつもりでも、その途中で別な緊急度の高い用件が入ってくると、やろうとしていたことを後回しにせざるを得ない場合も出てきます。なので、筆者はすぐやるにしてもメモを残すようにしていました。
それくらいメモというのは仕事において重要な役割を果たすツールといえます。
メモに裏紙を使う方もよく見かけますが、筆者はポストイットをメモに使用することを推奨しています。メモはメモをした紙単独だと、紛失する可能性が高く、メモ後に紛失しないように管理することが大切です。よく机などに貼り付けておくのも見かけますが、あれもおススメしません。はがれてしまえば裏紙と同じ運命です。
仕事における情報管理の基本は「見える化」と「集約」です。つねに目に付くところに見えるようにしておくことと、最近はやりのダッシュボードのように、一ヶ所にまとめて見れるようにしておく、というのが定石だと思います。メモは手帳に貼るか、ＰＣに入力し直すのがポイントといえます。
