名刺管理ソフト
今年も年末恒例の社名入り卓上カレンダー発送の時期となった。昨年までの２年間は、送る先がそもそも少なかったので、手渡しと少しの郵送で済んでいた。
おかげさまで今年は、送り先を数えてみると80近くになった。この数を手書きするのは結構骨が折れると考え、名刺管理ソフトのプレミアム会員になることにした。
店主が使っているのは「eight」。これまで５年ほど無料会員として使ってきた。名刺をスマホのアプリで撮影するだけで文字情報を取り込んでくれる優れモノだ。
会社員時代から出張や外出が多いので、出先で名刺のデータベースにアクセスして調べることができるのはありがたい。
また、取引先ではなく、ひとりの顧客としていただいた名刺もアプリに取り込んでおくことで保管場所に困ることもなく控えることができる。
さらにスマホのアプリでは、スマホに連絡先を登録しておかなくても、電話のアプリと連携してかかってきた番号が名刺アプリに登録してあると、名前や会社名などを表示してくれるので、名刺交換した相手ならばだれからかかってきた電話かが一発でわかるという優れモノである。
有料会員になると受けられるサービスは、ズバリ名刺データのダウンロード。CSV形式などでダウンロードして宛先印刷などにそのまま活用できる。
店主もまさにその機能が使いたくて年間６千円のプレミアム料金を支払うことにした。
使い勝手もいたって簡単。データをダウンロードして内容を整え、Wordの差し込み印刷機能で、封筒とレターヘッドに数時間で印刷完了である。
最近のクラウドソフトの充実ぶりは、本当に店主のような中小企業や個人事業主にはありがたい。システム投資をしなくとも、ほんの10～20年前では大規模なシステムでないと実現できなかった機能が簡単に手に入れることができ、生産性をおどろくほど向上させてくれる。
今年は、社名入りの封筒も準備し、夏に息子にプレゼントしてもらった高機能インクジェットプリンタで封筒にも印刷することができた。
昨年はカレンダーがきっかけで年商の1/3以上の案件を引き受けることができた。今年もこのカレンダーがきっかけで、なにか面白い話が舞い込んでくれることを期待して発送作業をすすめることにしよう。
