3-9.トリガーを考える
トリガーとは、銃の引き金のことですが、ビジネスにおいて使う場合、なにかの仕事がスタートするきっかけや合図といった意味に使われます。
事務仕事の流れをととのえるうえで、ひとかたまりの仕事のなかに、別の仕事のきっかけになる要素を組み込んでおくことをトリガーを入れておくといったりします。
このトリガーを組み込んでおくことで、定常業務のように決まった頻度で繰り返し行う仕事では、その仕事が抜けてしまうことを防ぐことができるのです。
毎月のスケジュール表に書いておけばいいのでは？ と考える読者もいるかもしれませんが、トリガーを埋め込んでおくことで、二重のセキュリティがかかることを意味するのです。
たとえば社員が結婚した場合に、結婚の申請書が提出されます。この場合、1/2の確率で戸籍上の苗字の変更が発生するので、結婚の申請書が届いたら、それをトリガーに「苗字の変更有無」を確認し、会社に対する氏名変更ならびに給与の振込口座の氏名変更を行うという作業を組み込んでおきます。
これで氏名変更の必要有無ならびに変更の処理をヌケモレなく行うことができます。
このように仕事の流れをととのえる際に、関連する仕事のトリガーをうまく埋め込んでみてください。
