3-8.仕事の流れをととのえる
事務の仕事というのは、基本的になんらかの情報（インプット）を収集して、必要な形に加工して付加価値をつけ、情報を必要な形にして納品する（アウトプット）というものです。
仕事の種類に応じて、インプットの情報が膨大であったり、情報の加工にたくさんの工程が必要であったり、納品する形にするのに非常に手間が掛かったりといったボリュームや工程の多寡はあるものの、本質的には前述のようにシンプルに表現することができると思います。
そのように本質的な視点で一つの仕事全体をながめてみると、全体が大きな流れになっていることがわかります。流れということはできるだけ流れがよどまないようにして、スムーズに流れるようにしてやると、効率的に情報が流れていき、最終のアウトプットまでの時間が短縮されるのがわかるかと思います。
さて、流れを阻害する要因として、どのようなことが考えられるでしょうか？
- 情報を収集するのに時間がかかる
- 流れの途中で後戻りする
- 流れの中にある判断ポイントで判断できない
- アウトプットの形にするのに順番が効率的になっていない
など、流れに見立てて考えるといろいろ視点がでてくるかと思います。
また、同じ種類の作業はまとめるということも重要です。値を入力しチェックするという２つの種類の動作を繰り返すより、最初に全部入力してから、チェックだけを全件やるといったようにする方が、同じ動作のくりかえしなので、スピードが速くなります。
どんな仕事にもいえることですが、作業をする前に、全体の流れをつかんで、論理的にこことここで処理を行えば、結果はこうなる、ただし、例外的にこういう場合がこのくらいの確立で起こり得るので、それに対してはこういうチェックでモレを防ぐ、といったようなシュミレーションを行って作業に取り掛かると、効率も上がりますし、ミスも減らすことができます。
慣れるまでは、工程を箇条書きに書き出してみると、検討しやすくなるので、一度試してみてはいかがでしょうか。
