3-16.仕事を振り返る
毎日とか週イチとか頻度の高い定常業務では、「日常管理」の項目でお話ししたように、不具合や改善点などがあったら、その場その場ですぐに処置をして手順を見直し、マニュアルを改定することを繰り返していきます。
しかし、半年や１年ごとに行う仕事については、ほとんどが週単位の足の長い仕事で、不具合や改善点などに気がついてもその場で処置をすることが効率的とはいえない場合が多いと思います。
そんな場合には、仕事がすべて終わってひと区切りついたところで、振り返りを行うことをおススメしています。
仕事をやっていてうまくいかなかったことや、失敗してしまった点、環境が変わったためこれまでのフローではうまくすすまない点などや、すすめているうちにもっとこうした方がうまくいくのでは？ といったアイデアなど、とにかくブレスト的に出し合います。
そして、うまくいかなかったり、失敗したりした点については、記憶が鮮明なうちになぜそうなってしまったのかという原因も探っていきます。
原因を探っていく際のポイントとしては、人の問題としくみの問題を自分たちでコントロールできることと、できないことという４象限に分けて考えるということです。そして基本は自分たちでコントロールできないことは切捨て、仕組みで担保することを優先し、どうしても仕組みではできないときにはじめて人に着目するという順番で検討します。
人は必ずエラーを起こすということを前提に、人で歯止めをする場合、二重、三重のしくみでエラーを防ぐようフローを見直していきます。
それら検討項目については、議事録を作成するとともに、マニュアルを改定し、次回その仕事がスタートする際には、前回の振返り議事録を読み返して、反省点を頭に入れ、同じエラーをしないように仕事にとりかかるというCAP-DoでPDCAサイクルを回していきます。
またこの方法はチームで仕事をしていく際にも非常に効果を発揮しますのでぜひ習慣化していきましょう。
