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Office基礎50 PPT四方山ばなし3

資料の枚数

さて、上司と資料の「目的・結論・ストーリー」をにぎったら、つぎに考えること、それは資料の枚数である。あたり前のことだが、仕事にはいろいろと制約条件がつきものだ。資料を使う場面である会議での説明時間というのが、資料づくりにおける最大の制約条件になる。

 

時間をまったく気にせず、気の済むまでなにごとかをなすことができるのは、自分の時間を自分ひとりで使う趣味や遊びなどの私的な時間の使い方である。仕事の上では時間は有限であるだけでなく、コストでもある。

 

職位が高い人、つまり役員や部長などが出席する会議では、忙しい人々の集まりであり、前後の予定が詰まっていることがふつうなので、会議も議題ごとにあらかじめ時間が割り振られていることが多い。

 

割り当てられた時間が質疑応答も含めたものであれば、説明と質疑応答の時間をおよそ2:1程度に案分して説明時間を決める。たとえば30分が割り当てられたのであれば、説明20分、質疑応答10分といった具合だ。

 

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では、20分の説明時間でわかりやすくしっかり説明するとすれば、PPTの資料は何枚くらいになるだろうか?店主の経験からすると、スライド1枚で3分が標準、最速でも2分といったイメージだ。したがって20分の説明時間では、スライドの枚数は6枚から10枚が上限ということになる。

 

この計算でスライドの上限枚数を決めたうえで、先ほど上司とにぎった「目的・結論・ストーリー」をいかに聴いてもらう方々にわかりやすく説明し、理解してもらい、共感してもらうのか、を考えて、ストーリーに沿った形でメッセージををスライドごとに割り当てていくのである。

 

このあたり前の作業なのだが、会社のなかで見ているとあまりにもやられていないことにおどろかされるのである。先ほど例にあげた質疑応答を含めて30分の時間が割り当てられた会議に、50枚や60枚もの資料を持ち込んでくる人があまりにも多いのである。

 

こういった生煮えの資料を持ち込まれて、話を聞かされる役員や部長などの立場になって考えて見て欲しい。ビジネスは制約条件のなかで最大の結果を出す人物が評価される。自身のなかで時間配分ができていないことをアピールしているようなものである。