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Office基礎38【PPT】テキスト取扱いの基本

今週からタイトルの形式を変更することにした。Office基礎講座の目的の一つとして、「この機能どうやって使うんだったけ?」というときに、辞書的に使って欲しいというものがある。これまでのタイトルのつけ方では、タイトルだけで内容がわからないので、タイトルだけで内容がわかるようにしていきたい。

 

ちなみに記事の検索の方法は、Blogを表示して記事の右側にあるメニューに検索機能がある。ここでダイレクトに検索すれば、"Cafe HOUKOKU-DOH"全体の検索結果が表示されるし、タイトル下部のカテゴリーを選択し、カテゴリー画面に遷移後検索すると、そのカテゴリー内の検索結果が表示される。活用いただきたい。

 

テキスト

さて、PPTの基本として、スライドマスターを取り上げてきた。直感的操作が可能なPPTではあるが、やはり「急がば回れ」をモットーとしている店主としては、直感的な操作が可能だからこそ、しっかり理解していない読者が多いであろうと考え、基礎講座を展開していこうと考えた。

 

その第1章はやはり、PPTにおけるテキストの取扱いである。他者にわかりやすく伝える資料としてPPTを使用する場合、資料に含まれるテキストは主役である。そのテキストをPPTのスライド上にいかにわかりやすく、効率的に表現できるか、という観点で取扱いを考えていきたい。

 

テキストボックスとオブジェクト(図形)

もっともテキストを使用するオブジェクトの形として、長方形がある。PPTでは、長方形にテキストを入力する際には、テキストボックス、オブジェクト(四角形)のどちらを選んでも最終的な結果は同じである。それでは、両者ではなにが異なるのであろう。

 

  • テキストボックス:スライド上にテキストボックスを展開して、「図形の書式設定」ウインドウ-「図形のオプション」-「テキストボックス」を確認すると、デフォルトで「テキストに合わせて図形のサイズを調整する」にチェックが入っている。

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  • オブジェクト(四角形):上記と同様に図形の書式設定を確認すると、「自動調整なし」にチェックが入っている。また、「塗りつぶし」、「線」がデフォルトではテーマによって設定されている。
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どちらも「図形の書式設定」で自分の使いやすいように設定を変更し、その後右クリックのメニューから「既定のテキストボックス(図形)に設定」をすると、そのファイルのみではあるものの、設定が保存でき、あたらしいテキストボックスやオブジェクト(図形)すべてに適用できる。

 

blog.houkoku-doh.com

 

既定のテキストボックス(四角形)に設定

店主は、テンプレート用ファイルを作成し、テーマ、スライドマスターの設定と一緒にテキストボックスとオブジェクト(四角形)の設定を変更している。参考までに設定内容をご紹介しておきたい。

 

■既定のテキストボックス

  • 塗りつぶし(単色)、線なし
  • 垂直方向の配置:上揃え
  • 自動調整なし
  • 左余白、右余白、上余白、下余白:各0.1mm
  • 図形内でテキストを折り返すにチェック
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■既定の図形

  • 塗りつぶしなし、線なし
  • 垂直方向の配置:上揃え
  • テキストに合わせて図形を調整する
  • 左余白、右余白、上余白、下余白:各0mm
  • 図形内でテキストを折り返すのチェックを外す
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このように設定することで、補足的にテキストを挿入する際の余白を限りなくなくし、一方でオブジェクト(四角形)にテキストを挿入する際には、余分な余白が入らず、図形も自動的に調整されず、オブジェクトに合わせてテキストが折り返される設定が、デフォルトで設定されるのである。

 

ちなみに「既定のテキストボックス」と「既定の図形」の設定を入替えた方が用途と名称(テキストボックス、図形)が合っているのでは?と思われた読者も多いと思う。これは、テキストボックスの「図形内でテキストを折り返す」のチェックを外した状態で「規定のテキストボックスに設定」できないのである。一方で図形の方は設定できたので、このような既定に設定している。なにか意図があるのかどうかはわからない。

 

今週はテキストボックスとオブジェクトのテキストの取扱いを整理した。この基本を使うことで、資料作成の効率化を目指したい。