顧客への受信確認メールや上司、メンバーへの内容共有など、定型文を入力してメールを送るというアクションは、メール処理のなかでも頻度が高い。
こんなときに便利なのが、定型文を登録しておいて、ショートカットキーでセットしてくれる「クイックパーツ機能」だ。
「Microsoft IMEの単語登録機能を使えば？」と思う読者もいるかと思うが、改行などの書式が登録できないことや、文字数制限があるなど、メールの処理に使うのであれば、このOutlookの機能を使う方が数段便利で速い。また、テキストだけでなく画像なども登録できる。
定型文を登録する方法だが、まずメールの新規作成画面を立ち上げる。メール本文に登録したい文書を入力し、改行など書式を整えたうえで、登録したい範囲を選択する。
「挿入」タブ－「クイックパーツ」をクリックすると「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」がプルダウンで表示されるので、選択する。
「新しい文書パーツの作成」ダイアログボックスが表示されるので、「名前」を編集する。デフォルトでは選択範囲の１行目の先頭５文字が表示されるので、わかりやすく入力しやすい名前に変更する。
ちなみに表示させるのにショートカットキーを使用する場合、この「名前」を打ち込んだ後に「F3」キーを押すと登録文が入力されるので、名前の付け方はよく考えた方がいい。
登録後は、前述のショートカットキーを使うか、もしくはメール本文の挿入したい場所にカーソルをおいて、「挿入」タブ－「クイックパーツ」をクリックすると「定型句」で、登録された定型文が表示されるので、それを選択するだけだ。
メールの受信確認や共有はメール処理の中でもとくに割合が多いので、この機能については、ぜひショートカットキーを身に付けて使いこなし、付加価値を生まないメール処理の時間を削減したい。
