テキストボックス・図形の初期設定
Excelは事務で使うかぎり、基礎と呼べるものはほぼ網羅したと考えている。Wordは文章作成を生業としなければ、インテントさえ覚えておけばいい。そうなると次のターゲットはパワーポイントである。
このプレゼンテーション用ソフト、メーカー側の開発意図が想定していたかどうか、一部の？企業では社内会議での資料作成に重宝される存在になっている。プレゼンテーションという企画を効果的に説明するための技法にマッチするような機能が満載で、多くが視覚効果に訴求するものが多く、結果社内会議資料の過剰装飾というムダをもたらした。
そのため社内会議における資料作成において、パワーポイントの使用を禁止している企業まであると聞いている。
とわいえ、画面やプロジェクターでの資料共有がデフォルトになってきたこんにち、見やすさという点ではやはりパワーポイントの優位性は否定できないであろう。また、Wordと比較して、資料作成における直感的な操作性も支持を得ている要因のひとつと店主は考えている。
パワーポイントと同じ表現をWordでやろうとすると、悪戦苦闘した結果、あきらめるという経験をした読者も多いと思う。Wordはテキストエディターなので、製本などまでカバーできる高い機能が装備されていて、本格的に勉強しないと使いこなすのはむずかしい。
さて、第１回目のパワーポイントの基礎だが、「テキストボックスの初期設定」を取り上げたい。この機能をおぼえているか否かで、生産性がずいぶん違ってくる。
テキストボックスとは、パワーポイントの「ホーム」リボンの「図形描写」の「ギャラリー」の「基本図形」に入っている。まずは、設定したいファイルを開いて、任意の場所にテキストボックスを描写する。
描写したテキストボックスを右クリックして選択して、メニューをプルダウンし、下から２つ目の「図形の書式設定」メニューを選択する。そうすると「図形の書式設定」ウィンドウがあらわれる。
「テキストボックス」メニューを選択し、たとえば上下左右の余白を0mmにし、あわせて「図形内でテキストを折り返す」チェックボックスを外す。「テキストに合わせて図形のサイズを調整する」チェックボックスにはチェックが入っていればそのままにしておく。
さらに「ホーム」リボンの「フォント」で、フォントをお好みに変更するが、店主はテキストボックスはＭＳＰゴシックの18pを基本にしている。
すべての設定が終わったら、もう一度テキストボックスを右クリックしてプルダウンメニューを出し、下から３つ目の「既定のテキストボックスに設定」をクリックして完了だ。
これで、次から新しいテキストボックスをつくっても、設定した項目がデフォルトになるので、なんども同じ作業をくり返す必要がなくなる。
なお、この設定はテキストボックスの横書き、縦書き双方が共通で設定されるが、正方形など他の図形には影響しない。また、この設定はファイルごとに行う必要があるので、あたらしいファイルをイチから作る場合は、その都度設定する必要がある。店主は、自社用のテンプレートを作成して、それを呼び出して名前を変えて使いまわしているが、そのような運用がおススメだ。
同じように他の図形についてもデフォルトの書式設定を変更できる。図形の方は上記テキストボックス機能のほかに、「塗りつぶし」や「線」などの書式設定することが多く、デフォルトを設定しておくメリットは大きく、また他の図形が共通して設定されるので、便利である。
これら図形の「既定の図形に設定」によるデフォルト設定は、以下のくくりで共通となっているので、この単位ごとに「既定」に設定しておくとムダな作業を省くことができる。
- 線（※１）、基本図形のうち塗りつぶし部分のないカッコなど（※２）
- テキストボックス（縦書、横書）
- 基本図形の上記以外（※３）、ブロック矢印、数式図形、フローチャート、星とリボン、吹き出し、動作設定ボタン
なお、※２は※３に影響するが、逆はなかった。また※１は※２に影響するが、逆はなかった。ここらへんは、どんな意図があるのか店主もはかりかねるが、そんなに大きな問題ではないので、スルーすることにしたい。
チリも積もればなんとかである。この「既定の〇〇に設定」を活用して、ムダな動作を減らして生産性をあげていきたい。
