Excelファイルを職場のメンバーなどと共有して使用する場合、禁じ手のひとつとして「誤って上書きをしない」というマナーが求められる。
Excelの基本作法としては、既存のファイルを流用して、あらたなファイルを作成する場合、ファイルを開いたらまずはじめに、「名前を付けて保存」を選択して新しいファイルに置き換えて作業をはじめる、のがマナーである。
しかし基本作法ではあるものの、その動作を忘れてしまったり、さまざまなバックグラウンドをもつメンバーが集まった組織では、作法としての行動のみに頼るのは、精神論と同じでイマドキではない。
読み取り専用を推奨する
その場合に有効になってくるのが「読み取り専用を推奨する」機能である。この機能を必ず使用してファイルを保存しておくことをルールとして徹底することで、誤って上書きすることはほぼ、なくすことができる。
手順としては、このような感じだ。まず、ファイルを名前を付けて保存する。「ファイル」タブから、「名前を付けて保存」－「フォルダを選択」－「名前を付けて保存」ダイアログボックス－「ツール」リスト－「全般オプション」を選択。
「全般オプション」ダイアログボックスから下部にある「読み取り専用を推奨する」チェックボックスをチェックするだけである。
それで、ファイルを開く際に読み取り専用で開くかどうかをたずねてくるので、デフォルトの「はい」を選択することで、読み取り専用で開いてくれる。
これで誤って上書きし、メンバーからのひんしゅくを買う必要はなくなるのである。
