7-8.読み取り専用に設定する
さて、ファイル名のルール化とならんで身につけておきたい習慣があります。オフィスのアプリを使って書類をつくる場合、かなりの割合で以前に作成した書類を流用する方法がとられていて、まっさらな新規ファイルに資料をつくりはじめることは、かなりレアではないでしょうか。
以前のファイルを流用するというのは、きわめて合理的な行動ですので、みなさんすでにそうしているであろうと思います。その際に注意したいことは、以前のファイルを流用する際に、ほとんどの場合は完璧にできあがった最終版を使います。
ファイルを開いてそのまま修正箇所を更新しはじめて作業に集中するあまり、ついクセでファイルを上書き保存してしまい、保存版であるはずの前回の最終文書を更新してしまった経験はないでしょうか。とくに上書き保存をショートカットキーの[Ctrl]＋[S]で行う人は要注意です。上書きするのがリズムになっていたりしますので。
ここでお作法として２つ提案したいと思います。まず１つ目として、ファイルを流用する場合は、ファイルを開いたらまず、「名前を付けて保存」を最初に選択してファイル名を変更してしまう、というクセを付けるべきです。
そしてそのクセに対し、二重の歯止めとして、ファイルは保存する際に必ず「読み取り専用を推奨する」にチェックを入れるようにして、ファイルを開いた際に「読み取り専用で開きますか」とメッセージボックスが出るようにして、「はい」を選択することもクセにしておくことです。ここまでやっておけば、前述のミスによって保存版のファイルを上書いて消してしまうということを防ぐことができます。
このルールは新人やITリテラシーが高くないメンバーがいる際にも威力を発揮しますので、ぜひ導入を検討してみてください。
