勤怠システム
この週末はクライアント企業の勤怠管理システムの設定変更作業を行った。きっかけは２月に導入した時間単位年休制度への対応であった。
使っているシステムは1人いくらで課金されるクラウドシステムだ。以前より導入されていて使っていたものなのだが、使い方を見ていると紙のタイムカードと同じレベルで出勤と退勤時刻の管理しかしていないレベルであった。
マニュアルを見るとかなりいろいろなことができる機能を持っているのだがほとんど使われておらず、せっかくたくさんの機能があるのにもったいないと思っていた。しかし今回、自分で触ってみてその理由が理解できた。
クラウドのシステムは勤怠管理に限らず、どれも基本的に申し込んだ後は、ユーザー自身が用意されたマニュアルを参考に設定することを前提としている。
しかし勤怠ルールは会社によって千差万別であり、かなり細かい点までたくさんの条件を設定しなければならない。とくに時間管理については、業種業態によってかなりパターンが違う。
例えば飲食やサービスなどでは早番・遅番といった交替勤務やシフト制などの働き方が当たり前だ。中小企業をターゲットとしているクラウドサービスでは、こういった勤務にも幅広く対応しなければならない。
この幅広い業種業態への対応機能は、デスクワーク中心の会社から見るとかなり余計な設定項目となる。
なので初期設定時に参照する管理者マニュアルは基本編が約100ページ、運用方法編で50ページ、さらに従業員マニュアルが70ページといった具合だ。
マニュアルを実際に見てみると必要な部分というのはほんの少ししかない。これがどうにも導入のハードルを高くしている。
会社員時代、勤怠管理システムを含めた人事システムの改修や入れ替えを３度もユーザー部門の担当として経験してきた店主だが、休暇の設定項目追加にマニュアルとにらめっこしながら１日がかりの悪戦苦闘となったのだ。
予定では打刻時間から残業や遅刻早退といった時間計算も自動で行い、さらに３６協定の上限時間や回数へのアラートを鳴らすなど、便利機能も一緒に設定する予定であったが、とてもそこまでたどり着かなかった。
勤怠管理システムに詳しい経験者でこれである。さわったことのないような方であれば、さらに設定に時間がかかることであろう。クラウドの勤怠管理システム導入を自前行うのであれば心してかかるべきである。
今回の教訓を踏まえ、便利機能の設定については、ステップを分けて計画を立て、一つひとつ実行していこうと、ひとりで決意したのであった。
